Prawo inwestycyjne i gospodarcze Najczęstsze błędy popełniane podczas windykacji należności i jak ich unikać

Jak ustalić, kto reprezentuje Twojego kontrahenta? Oto Praktyczny przewodnik

W relacjach biznesowych, zwłaszcza przy zawieraniu umów, kluczowe jest upewnienie się, że po drugiej stronie występuje osoba uprawniona do reprezentowania kontrahenta. Brak takiej weryfikacji może prowadzić do negatywnych skutków — w tym najpoważniejszego: nieważności umowy. Jak więc sprawnie ustalić, kto rzeczywiście reprezentuje Twojego kontrahenta? Szczegóły poniżej.

Ustal formę organizacyjną Twojego kontrahenta

Pierwszym krokiem jest ustalenie, czy kontrahent działa jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, spółka cywilna, czy może jest to spółka handlowa. Od tego zależy, w jakich rejestrach należy szukać informacji o osobach uprawnionych do reprezentacji.

Sprawdź dane w rejestrze:

Zweryfikuj dokumenty

• Poproś o dokumenty rejestrowe (KRS/CEIDG, umowa spółki) oraz o dokument tożsamości osoby podpisującej umowę;

• Jeśli działa pełnomocnik, każdorazowo żądaj okazania pełnomocnictwa (najlepiej w oryginale ale w praktyce skan jest również wystarczający).

Zwróć uwagę na szczegóły

W spółkach często występują ograniczenia, np.: wymagane są podpisy dwóch członków zarządu, albo członek zarządu może działać tylko łącznie z prokurentem.

Zawsze zweryfikuj, jak dokładnie wygląda sposób reprezentacji.

A jeśli umowę zawarto przez e-mail lub komunikator (np. WhatsApp)?

Jeśli nie masz pewności co do uprawnień Twojego rozmówcy:

• Zapytaj w jakim charakterze występuje osoba z którą korespondujesz

• poproś o przesłanie pełnomocnictwa

• Nigdy nie zawieraj umowy z osobą, której statusu nie możesz potwierdzić dokumentami - w przeciwnym razie może się okazać, że umowa została zawarta z osobą nieuprawnioną.

Podsumowanie

Ustalenie, kto reprezentuje kontrahenta, to podstawowy krok w ochronie interesów przedsiębiorcy.

Korzystaj z oficjalnych rejestrów (KRS, CEIDG), analizuj dokumenty i weryfikuj pełnomocnictwa.

Poświęcenie kilku minut na sprawdzenie drugiej strony może uchronić Cię przed poważnymi problemami – w tym przed nieważnością umowy czy trudnościami z dochodzeniem roszczeń.