VAT compliance w Polsce

Obowiązek rejestracji VAT w Polsce może powstać między innymi wtedy, gdy sprzedają Państwo towary na terytorium Polski, wywożą towary z Polski do innego kraju Unii Europejskiej lub przywożą towary z kraju UE do Polski, świadczą usługi związane z nieruchomościami na rzecz podmiotu, który nie rozlicza VAT w Polsce, importują towary spoza Unii Europejskiej do Polski lub eksportują towary z Polski poza Unię Europejską.

Rejestracja w urzędzie skarbowym musi nastąpić przed dokonaniem pierwszej czynności opodatkowanej w Polsce.

Zwolnienie ze względu na obrót osiągnięty w roku podatkowym, czyli sprzedaż do 240 000 PLN, nie dotyczy podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski. Jeżeli w takiej sytuacji nie wykonują Państwo innej działalności zwolnionej z VAT ze względu na jej przedmiot, na przykład określonych usług medycznych lub finansowych, obowiązek rejestracji powstaje niezależnie od osiągniętego obrotu.

Rejestracja zagranicznego przedsiębiorcy trwa zazwyczaj około 2 tygodni od dnia złożenia kompletnych dokumentów. Należy pamiętać, że upoważnienie innego podmiotu do składania deklaracji podatkowych wymaga dodatkowo rejestracji pełnomocnictwa.

Sama rejestracja VAT nie wymaga otwarcia polskiego rachunku bankowego. Należy jednak pamiętać, że nie ma możliwości przelania podatku VAT wykazanego w polskich deklaracjach podatkowych na zagraniczny rachunek bankowy. Ponadto polski rachunek bankowy jest wymagany dla transakcji objętych mechanizmem podzielonej płatności. Polski rachunek bankowy powinien zostać wpisany na białą listę podatników VAT.

W Polsce nie ma rocznej deklaracji VAT. Każdy okres rozliczeniowy jest odrębnym okresem. Jeżeli transakcje nie zostały wykazane we właściwym okresie rozliczeniowym, należy dokonać korekty.

Jako podatnik VAT mają Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli spełnione są określone warunki: są Państwo zarejestrowani jako aktywny podatnik VAT, nabyte towary lub usługi są związane z Państwa działalnością opodatkowaną, czyli działalnością gospodarczą, otrzymali Państwo dokument uprawniający do odliczenia podatku, zazwyczaj fakturę, a wydatki nie są objęte wyłączeniem z prawa do odliczenia, na przykład usługi noclegowe i gastronomiczne.

Istnieją również przypadki, w których odliczenie podatku naliczonego nie jest możliwe — między innymi wtedy, gdy sprzedaż nie podlega opodatkowaniu lub jest zwolniona z VAT albo została udokumentowana pustą fakturą, na przykład za czynność, która faktycznie nie istnieje.

Podstawowy termin zwrotu VAT w Polsce wynosi 40 dni od dnia rozliczenia VAT, czyli od dnia złożenia pliku JPK z odpowiednią dyspozycją. Jeżeli nie dokonano sprzedaży, termin zwrotu wydłuża się do 180 dni. Naczelnik urzędu skarbowego ma prawo przedłużyć ten termin, jeżeli uzna, że zwrot VAT wymaga dodatkowej weryfikacji.

Zwrot VAT jest bardzo często weryfikowany przez urząd skarbowy w ramach tzw. czynności sprawdzających.

W praktyce urząd skarbowy żąda dokumentów wskazanych w rozliczeniu, w szczególności faktur sprzedażowych i zakupowych, dokumentów potwierdzających wywóz towarów poza Unię Europejską oraz przemieszczenie towarów w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, a także wyjaśnień dotyczących związku zakupów z działalnością opodatkowaną, czyli struktury działalności przedsiębiorstwa.

Nie. Co do zasady, usługi powinny być opodatkowane w kraju, w którym znajduje się miejsce ich świadczenia. Nawet jeżeli są Państwo zarejestrowani w Polsce, usługa nie będzie opodatkowana w Polsce, jeżeli:

• nie posiadają Państwo stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,

• nie nabywają Państwo usługi, dla której określono szczególne miejsce świadczenia, na przykład usługi związanej z nieruchomością.

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów jest zwolniona z podatku, jeżeli spełnione są określone warunki, w tym warunki dokumentacyjne. Podatnik musi wykazać w swojej dokumentacji, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z Polski do innego kraju UE. Zazwyczaj są to dokumenty transportowe otrzymane od przewoźnika, na przykład prawidłowo wypełnione listy przewozowe CMR oraz specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku, obejmująca takie dane jak ilość, waga i wymiary towarów.

Co do zasady, można być zarejestrowanym jako podatnik VAT w Polsce bez wykazywania transakcji w deklaracji VAT. Jeżeli jednak przez sześć kolejnych miesięcy lub dwa kolejne kwartały nie będą składane deklaracje podatkowe, urząd skarbowy może wykreślić podatnika z rejestru. Wykreśleniu z rejestru można zapobiec między innymi poprzez wykazanie, że brak złożenia deklaracji wynika ze szczególnego charakteru prowadzonej działalności.

Zagraniczni przedsiębiorcy posiadający stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce będą zobowiązani do korzystania z polskiego systemu KSeF. Wdrożenie systemu KSeF przewidziano od 01.02.2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła 200 000 000 PLN w 2025 r., oraz od 01.04.2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

W Polsce obowiązuje kilka stawek VAT. Stawka podstawowa wynosi 23%. Ponadto istnieją stawki obniżone: 8% dla wybranych towarów i usług, takich jak usługi budowlane, usługi gastronomiczne czy wyroby medyczne, oraz 5% dla podstawowych produktów spożywczych, książek i czasopism specjalistycznych. Niektóre towary są zwolnione z VAT.

Sprawdzamy dla Państwa konkretną stawkę podatku i w razie potrzeby przygotowujemy wniosek o wiążącą informację stawkową, aby zabezpieczyć stosowanie stawki obniżonej.

W przypadku zakończenia działalności w Polsce należy zgłosić ten fakt na specjalnym formularzu w terminie 7 dni od dnia zakończenia wykonywania czynności opodatkowanych.

Koszty zależą od zakresu — jednorazowej rejestracji lub bieżącej obsługi compliance — oraz od wolumenu transakcji. Przed rozpoczęciem współpracy otrzymają Państwo przejrzystą i zrozumiałą ofertę bez ukrytych kosztów. Zapraszamy do niezobowiązującej rozmowy wstępnej.