Sofortkontakt zur Kanzlei
Berlin +49 30 88 03 59 0
Poznań / Warszawa +48 61 85 82 55 0
Berlin berlin@vonzanthier.com
Poznań / Warszawa poznan@vonzanthier.com
VON ZANTHIER & DACHOWSKI
Aktualne wiadomości
 

Prawo pracy i HR Jak obliczyć ryczałt za pracę zdalną?

Praca zdalna, o której tyle ostatnio piszemy na łamach naszego bloga, choć weszła w życie ponad tydzień temu, nadal budzi spore kontrowersje. Poza obowiązkiem przygotowania odpowiedniej dokumentacji wdrożeniowej, pracodawcy zastanawiają się przede wszystkim na tym, jak ustalić ryczałt za pracę zdalną.

Nowe obowiązki pracodawców

Przypomnijmy, że zgodnie ze znowelizowanymi przepisami Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek:

  • zapewnić pracownikowi zdalnemu materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, chyba że strony ustalą korzystanie przez pracownika z własnych materiałów i narzędzi;
  • zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć koszty z tym związane;
  • pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Powyższy obowiązek pokrycia kosztów może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

What can make up the lump sum?

Z powyższego wynika, że na ostateczną kwotę ryczałtu u poszczególnych pracodawców mogą składać się różne koszty.

Ustalając wysokość ryczałtu należy zatem w pierwszej kolejności zastanowić się, jakie będą jego koszty składowe.

Biorąc pod uwagę brzmienie przepisów ryczałt może obejmować koszty:

  • korzystania przez pracownika z własnych materiałów i narzędzi pracy (np. z własnego komputera, drukarki) – jeśli pracodawca nie zapewnia narzędzi i materiałów potrzebnych do pracy zdalnej;
  • związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy – jeśli koszty te nie są ponoszone przez pracodawców;
  • energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych.

Pamiętajmy, że pracodawca samodzielnie podejmuje decyzję, które z tych kosztów będą częścią ryczałtu, a które koszty będzie ponosił sam jako pracodawca.

Wysokość ryczałtu jest zatem w dużej mierze uzależniona od tego, które koszty pracodawca zdecyduje się objąć kwotą ryczałtu.

Jakie parametry wziąć pod uwagę przy ustalaniu wysokości ryczałtu?

Przy ustalaniu wysokości ryczałtu należy wziąć pod uwagę w następnej kolejności:

  • normy zużycia materiałów i narzędzi pracy;
  • ich udokumentowane ceny rynkowe;
  • ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy;
  • ceny rynkowe tego materiału;
  • normy zużycia energii elektrycznej;
  • koszty usług telekomunikacyjnych.

Ponadto znowelizowane przepisy zakładają, że regulamin pracy zdalnej lub porozumienie z pracownikiem powinny określać zasady ustalania ryczałtu za pracę zdalną.

Niewątpliwie, obowiązkiem pracodawcy jest zatem przygotowanie odpowiedniej dokumentacji uzasadniającej wysokość ryczałtu wypłacanego pracownikom zdalnym. Powinna ona uwzględniać nie tylko rynkowe normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, a także ich ceny, ale też uśrednione normy zużycia u danego pracodawcy.

Dlaczego prawidłowe ustalenie wysokości ryczałtu jest tak ważne?

Prawidłowe ustalenie wysokości ryczałtu oraz zasad jego wypłacania zapewnia nie tylko:

  • zgodność z aktualnie obowiązującymi przepisami;
  • przejrzystość i jasne reguły dla pracowników zdalnych;
  • ale także bezpieczeństwo pracodawcy.

Pamiętajmy, że wypłata ryczałtu nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów podatkowych, co tym samym oznacza, że przyznany pracownikom ryczałt zwolniony jest z ZUS i PIT.

Podsumowanie

Wypłata ryczałtu z pewnością budzi wiele pytań i wątpliwości. Może dlatego, że aktualnie w mediach pojawiają się liczne informacje na temat jego przewidywanej wysokości. Zwracamy jednak uwagę, że biorąc pod uwagę treść przepisów nie da się ustalić jednej, standardowej kwoty ryczałtu dla wszystkich.

Przy tworzeniu dokumentacji, uzasadniającej wysokość ryczałtu niezbędne jest nie tylko odpowiednie opisanie zasad ustalania kosztów i części składowych ryczałtu, ale także właściwe zdefiniowanie narzędzi pracy, materiałów, prawidłowe obliczenie norm zużycia czy odwołanie się do rynkowych norm i cen.

Jako Kancelaria specjalizująca się w prawie pracy chętnie pomożemy przejść Państwu przez proces ustalania kosztów pracy zdalnej.

Mogą Cię również zainteresować te specjalistyczne artykuły:

Aktualności, Prawo inwestycyjne i gospodarcze
29.08.2025

E-mail a ważność umowy – kiedy korespondencja elektroniczna wystarczy do zawarcia umowy, a kiedy nie?

W dobie cyfryzacji istotne warunki współpracy coraz częściej ustalane są drogą elektroniczną, m.in. przez e-mail, SMS czy komunikatory. Pojawia się więc pytanie: czy umowy mogą być skutecznie zawierane tą drogą i kiedy wymagana jest forma pisemna lub szczególna?

Przeczytaj artykuł
Aktualności, Prawo pracy i HR
25.08.2025

Mobbing w pracy – co zmienią nowe regulacje i jak przygotować firmę

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przedstawiło nową wersję projektu nowelizacji przepisów o mobbingu, która ma doprecyzować definicję i podnieść standardy ochrony pracowników. Zmiany wpłyną na obowiązki pracodawców w zakresie prewencji, dokumentacji i odpowiedzialności, a także na minimalny poziom zadośćuczynienia.

Przeczytaj artykuł
Aktualności, Prawo pracy i HR
24.07.2025

Jawność płac coraz bliżej – miesiąc po publikacji nowelizacji Kodeksu pracy

Mija miesiąc od opublikowania nowelizacji Kodeksu pracy w zakresie jawności wynagrodzeń. To dobry moment, by przypomnieć, co się zmienia – i co warto zrobić, zanim nowe przepisy wejdą w życie.

Przeczytaj artykuł