Prawo spółek, zakładanie spółek, przekształcenia Podpis kwalifikowany a profil zaufany - czym się różnią i który wybrać?

Jedni mówią o podpisie kwalifikowanym, inni o EPUAP, Profilu Zaufanym czy podpisie osobistym w aplikacji mObywatel. Choć wszystkie te narzędzia służą do podpisywania dokumentów online, ich zastosowanie, skutki prawne i zakres użycia istotnie się różnią, a brak zrozumienia w tym zakresie, może prowadzić do poważnych konsekwencji, wśród których najistotniejszą jest wadliwość podpisanego oświadczenia woli.

Czym jest podpis elektroniczny?

Prawo rozróżnia kilka jego rodzajów, które wywołują odmienne skutki prawne. Z perspektywy prowadzenia działalności gospodarczej kluczowe znaczenie mają dwa rozwiązania: podpis kwalifikowany oraz podpis przy użyciu profilu zaufanego. To właśnie pomiędzy nimi najczęściej dochodzi do nieporozumień.

Podpis kwalifikowany – elektroniczny odpowiednik podpisu własnoręcznego

Podpis kwalifikowany to jedyny podpis elektroniczny, który jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Dokument podpisany w ten sposób należy traktować na równi z dokumentem podpisanym odręcznie.

Oznacza to, że podpis kwalifikowany może być bezpiecznie stosowany m.in. do:

• zawierania umów z kontrahentami,
• składania oświadczeń woli wywołujących skutki prawne (np. wypowiedzeń umów o pracę),
• podpisywania dokumentów korporacyjnych,
• działania w obrocie międzynarodowym.

Podpis kwalifikowany jest wydawany odpłatnie przez certyfikowanych dostawców i przypisany do konkretnej osoby, np. członka zarządu.

Profil zaufany – narzędzie do kontaktów z administracją

Profil zaufany jest rozwiązaniem bezpłatnym, stworzonym przede wszystkim na potrzeby komunikacji z administracją publiczną. Umożliwia on podpisywanie dokumentów w systemach takich jak ePUAP czy Portal Rejestrów Sądowych.

Należy jednak podkreślić, że podpis złożony przy użyciu profilu zaufanego nie jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Jego skuteczność ogranicza się zasadniczo do relacji z organami administracji publicznej. Dzięki niemu użytkownik może potwierdzić swoją tożsamość w kontaktach online z instytucjami publicznymi.

Które rozwiązanie wybrać?

Profil zaufany nie zastąpi podpisu kwalifikowanego w relacjach biznesowych i nie powinien być wykorzystywany do podpisywania umów z kontrahentami.

W praktyce można korzystać z obu narzędzi, ale świadomie i zgodnie z ich przeznaczeniem. Profil zaufany sprawdzi się w kontaktach z urzędami (choć i w tych kontaktach dozwolone jest stosowanie również podpisu kwalifikowanego), natomiast podpis kwalifikowany pozostaje podstawowym narzędziem do bezpiecznego i skutecznego zawierania umów oraz składania oświadczeń woli w obrocie gospodarczym.