Wirtschaftsrecht Qualifizierte elektronische Signatur vs. vertrauenswürdiges Profil - worin liegen die Unterschiede und welche sollte man wählen?
Qualifizierte elektronische Signatur vs. vertrauenswürdiges Profil - worin liegen die Unterschiede und welche sollte man wählen?
Manche sprechen von einer qualifizierten elektronischen Signatur, andere von ePUAP, dem vertrauenswürdigen Profil oder der persönlichen Signatur in der mObywatel-App. Obwohl all diese Instrumente zur Online-Unterzeichnung von Dokumenten dienen, unterscheiden sie sich erheblich hinsichtlich ihres Anwendungsbereichs, ihrer rechtlichen Wirkung und ihres Einsatzes. Ein mangelndes Verständnis dieser Unterschiede kann zu schwerwiegenden Konsequenzen führen, insbesondere zur Unwirksamkeit der abgegebenen Willenserklärung.
Was ist eine elektronische Signatur?
Das Recht unterscheidet mehrere Arten elektronischer Signaturen, die jeweils unterschiedliche rechtliche Wirkungen entfalten. Aus Sicht der unternehmerischen Tätigkeit sind dabei zwei Lösungen von zentraler Bedeutung: die qualifizierte elektronische Signatur und die Signatur mittels des vertrauenswürdigen Profils. Gerade zwischen diesen beiden kommt es in der Praxis am häufigsten zu Missverständnissen.
Qualifizierte elektronische Signatur – die elektronische Entsprechung zur handschriftlichen Unterschrift
Die qualifizierte elektronische Signatur ist die einzige elektronische Signatur, die der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist. Ein auf diese Weise unterzeichnetes Dokument ist daher einem handschriftlich unterzeichneten Dokument gleichzusetzen.
Dies bedeutet, dass die qualifizierte elektronische Signatur insbesondere sicher eingesetzt werden kann für:
- den Abschluss von Verträgen mit Geschäftspartnern,
- die Abgabe rechtsverbindlicher Willenserklärungen (z. B. Kündigungen von Arbeitsverträgen),
- die Unterzeichnung gesellschaftsrechtlicher Dokumente,
- Tätigkeiten im internationalen Geschäftsverkehr.
Die qualifizierte elektronische Signatur wird entgeltlich von zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern ausgestellt und ist einer konkreten Person zugeordnet, etwa einem Mitglied der Geschäftsführung.
Vertrauenswürdiges Profil – ein Instrument für den Kontakt mit der öffentlichen Verwaltung
Das vertrauenswürdige Profil ist eine kostenfreie Lösung, die in erster Linie für die Kommunikation mit der öffentlichen Verwaltung geschaffen wurde. Es ermöglicht die Unterzeichnung von Dokumenten in Systemen wie ePUAP oder dem Portal des Landesgerichtsregisters.
Es ist jedoch hervorzuheben, dass eine mittels des vertrauenswürdigen Profils abgegebene Signatur nicht der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Ihre rechtliche Wirksamkeit beschränkt sich grundsätzlich auf den Kontakt mit Behörden. Sie dient insbesondere der Bestätigung der Identität des Nutzers im elektronischen Verkehr mit öffentlichen Institutionen.
Welche Lösung ist die richtige?
Das vertrauenswürdige Profil ersetzt die qualifizierte elektronische Signatur im Geschäftsverkehr nicht und sollte nicht zur Unterzeichnung von Verträgen mit Geschäftspartnern verwendet werden.
In der Praxis können beide Instrumente genutzt werden – jedoch bewusst und entsprechend ihrem jeweiligen Zweck. Das vertrauenswürdige Profil eignet sich für den Kontakt mit Behörden (wobei auch dort die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur zulässig ist), während die qualifizierte elektronische Signatur das grundlegende Instrument für den sicheren und wirksamen Abschluss von Verträgen sowie die Abgabe von Willenserklärungen im wirtschaftlichen Verkehr bleibt.
