Prawo pracy i HR Urlop opiekuńczy oraz zwolnienie z pracy z powodu siły wyższej: praktyczne aspekty rok po wprowadzeniu dyrektywy work-life balance

Urlop opiekuńczy – co powinniśmy wiedzieć?

Urlop opiekuńczy to uprawnienie pracowników, które pozwala na wzięcie do pięciu dni wolnych w roku kalendarzowym w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, wymagającej opieki lub wsparcia z poważnych względów zdrowotnych.

Z urlopu opiekuńczego mogą skorzystać wszyscy pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Przysługuje on niezależnie od stażu pracy, rodzaju umowy czy wymiaru etatu.

Warto podkreślić, że urlop opiekuńczy jest bezpłatny, a okres jego trwania nie jest odejmowany z puli dni urlopu wypoczynkowego należnych pracownikowi. Okres przebywania na urlopie opiekuńczym wlicza się do okresu zatrudnienia.vvvvvvvv

A co ze zwolnieniem z pracy z powodu siły wyższej?

Zgodnie z art. 148 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. Wymiar zwolnienia z pracy wynosi 2 dni albo 16 godzin, za które pracownik otrzymuje 50% wynagrodzenia.

Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu opiekuńczego oraz zwolnienia z powodu siły wyższej?

Z uwagi na fakt, że wystąpienie siły wyższej jest nieprzewidywalne, ustawodawca uregulował w przepisach zasadę, zgodnie z którą pracownik może zgłosić konieczność skorzystania ze zwolnienia z powodu siły wyższej nawet w dniu wykorzystania takiego zwolnienia, a pracodawca ma obowiązek go udzielić.

W kwestii udzielenia urlopu opiekuńczego, ustawodawca stawia pracownikowi bardziej rygorystyczne wymogi – wniosek o jego przyznanie powinien zostać złożony w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z urlopu i powinien zawierać wskazanie:

• imienia i nazwiska osoby, która wymaga opieki lub wsparcia pracownika,
• przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia,
• w przypadku członka rodziny – wykazanie stopnia pokrewieństwa z pracownikiem,
• w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny – wskazanie adresu zamieszkania tej osoby.

Co prawda w przypadku urlopu opiekuńczego przesłanek uprawniających do skorzystania z niego jest o wiele więcej niż w przypadku siły wyższej, bo krąg członków rodziny jest zawężony przez ustawodawcę, a potrzeba opieki lub wsparcia wynikać musi z poważnych względów medycznych, to jednak w praktyce – mając na uwadze brak dookreślenia tych pojęć w Kodeksie pracy oraz brak uprawnienia pracodawcy do żądania dokumentacji potwierdzającej stan zdrowia osób wymagających wsparcia lub opieki, złożenie przez pracownika kompletnego wniosku przy zachowaniu ustawowego terminu powoduje, że pracodawca nie może odmówić pracownikowi przyznania dni wolnych od pracy z tego tytułu.

Przesłanki urlopu opiekuńczego nie takie łatwe do zweryfikowania

Jak już wspomnieliśmy, dużym wyzwaniem dla pracodawców stała się weryfikacja przesłanek urlopu opiekuńczego, tj. stopnia pokrewieństwa oraz stanu zdrowia członka rodziny lub osoby współzamieszkującej, uzasadniających skorzystanie przez pracownika z tego urlopu.

Czy pomimo braku prawa pracodawcy do żądania doręczenia oryginału dokumentów potwierdzających uprawnienie pracownika do skorzystania z urlopu opiekuńczego pracodawca może zażądać przedstawienia tych dokumentów chociażby tylko do wglądu?

W końcu już samo zawarcie we wniosku o udzielenie urlopu opiekuńczego danych, które wynikają wprost z Kodeksu pracy (imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki pracownika, stopień pokrewieństwa z pracownikiem albo adres), wymaga przetwarzania danych osobowych osób trzecich przez pracodawcę.

Warto zaznaczyć, że do przetwarzania tych danych przez pracodawcę nie jest konieczna zgoda osoby, której dane będą przetwarzane, co wynika wprost z art. 6 ust 1 lit. C oraz art. 9 ust 2 lit. B Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.; dalej: ,,RODO”).

Zgodnie natomiast z art. 5 ust 1 lit. C RODO przetwarzanie danych osobowych powinno zostać ograniczone do niezbędnego minimum i być adekwatne do celu, w którym jest przetwarzane. Z przepisów tych wynika pośrednio, że pracodawca nie jest uprawniony do żądania od pracownika przedstawienia – choćby do wglądu – dokumentów uzasadniających poważny stan zdrowia członka rodziny lub osoby współzamieszkującej.

Pracodawca powinien ograniczyć się wyłącznie do przyjęcia wniosku o treści zawierającej dane wymienione w Kodeksie pracy.

Zwolnienie z pracy z powodu siły wyższej – dokumenty jakich może żądać pracodawca

Należy zaznaczyć, że ani w Kodeksie pracy ani też w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tj. Dz. U. z 2014 r. poz. 1632) nie zawarto katalogu dokumentów, których może żądać pracodawca dla udzielenia pracownikowi zwolnienia z pracy z powodu siły wyższej.

Należy zatem przyjąć, że wniosek o udzielenie zwolnienia powinien ograniczyć się jedynie do minimalnych danych, które pozwolą pracodawcy na weryfikację kogo dotyczy wniosek oraz z jakiego powodu zwolnienie powinno zostać udzielone. Do takich danych mogą należeć:

• imię i nazwisko pracownika,
• uzasadnienie okoliczności, które wystąpiły, bez ich szczegółowego opisu (tj. siła wyższa, pilne sprawy rodzinne spowodowane chorobą i wypadkiem, konieczność natychmiastowej obecności pracownika).

Podsumowanie

Rok po wejściu w życie dyrektywy work-life balance można pozytywnie ocenić w praktyce zmiany w polskim prawie pracy. Wprowadzenie urlopu opiekuńczego oraz zwolnienia z powodu siły wyższej jest wyrazem dbałości o nagłe sytuacje, które mogą wystąpić w życiu pracownika.

Pracodawcy powinni jednak pamiętać o tym, że przepisy prawa znacząco ograniczają ich w kwestii przetwarzania danych osobowych pracowników, a nadużycie przepisów może prowadzić do daleko idących konsekwencji prawnych.