VAT Compliance Weiße Liste der Umsatzsteuerpflichtigen – ein wirksames Instrument zur Überprüfung von Kontrahenten

Was ist die weiße Liste?

Die weiße Liste ist eine Liste von Rechtssubjekten, die:

• registriert,

• nicht registriert,

• oder aus Umsatzsteuerregister gelöscht und wiederhergestellt wurden.

Die Liste wird vom Direktor der nationalen Steuerverwaltung (KAS) in elektronischer Form unter dieser Adresse geführt: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka und hilft, schnell und effektiv:

• den Status des Kontrahenten zu überprüfen,

• die Gründe für die Ablehnung der Eintragung zu prüfen,

• die Grundlage für die Löschung aus dem Register zu überprüfen.

Welche Daten sind in der Weißen Liste zu finden?

Das Register enthält die folgenden Daten:

• Firma (Name) oder Vor- und Nachname;

• Steueridentifikationsnummer (NIP), falls erteilt;

• Status des Rechtssubjekts;

• REGON-Nummer, falls erteilt;

• KRS-Nummer, falls vorhanden;

• Anschrift des eingetragenen Sitzes – im Falle einer Einrichtung, die keine natürliche Person ist;

• Anschrift der festen Niederlassung oder die Anschrift des gewöhnlichen Wohnsitzes, wenn es sich nicht um die feste Niederlassung handelt – im Falle einer natürlichen Person;

• Vor- und Nachnamen der Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs und ihre NIP-Nummern;

• vollständigen Namen der Bevollmächtigten und ihre NIP-Nummern;

• Vor- und Nachname oder Firmenname der Gesellschafter und seine NIP-Nummer;

• Daten der Eintragung, der Ablehnung der Eintragung oder der Streichung aus dem Register und der Wiederaufnahme der Eintragung als Umsatzsteuerpflichtiger;

• rechtlichen Gründe für die Verweigerung der Registrierung, die Streichung aus dem Register bzw. die Wiedereintragung als Umsatzsteuerzahler;

• Bankkontonummern

Die Überprüfung der Weißen Liste vor einer Zahlung kann unangenehme Folgen verhindern

Es sollte für jeden Rechtssubjekt, der ein Käufer ist, wichtig sein, die Bankkonten seiner Kontrahenten auf der Weißen Liste zu überprüfen.

Seit dem 1. Januar 2020 wurden nämlich Sanktionen für Zahlungen im Zusammenhang mit Transaktionen über 15.000 PLN auf ein Konto eines Kontrahenten eingeführt, das nicht auf der Weißen Liste steht. Im Falle einer Zahlung auf ein solches Konto der Steuerpflichtige:

• verliert die Möglichkeit, den gezahlten Betrag als abzugsfähige Kosten zu berücksichtigen,

• geht das Risiko ein, mit seinem Kontrahenten für etwaige Steuerrückstände zu haften, wenn er die geschuldete Steuer nicht entrichtet.

Ein Ausweg für Unvorsichtige

Glücklicherweise hat der Gesetzgeber die Möglichkeit vorgesehen, dem Finanzamt mitzuteilen, dass eine Zahlung auf ein falsches Bankkonto erfolgt ist. Um die Folgen einer solchen Zahlung zu vermeiden, muss der Steuerpflichtige oder sein Bevollmächtigter innerhalb von sieben Tagen ab dem Datum der Überweisung eine entsprechende Mitteilung auf dem ZAW-NR-Formular einreichen. Warum ist es wichtig, die Hand am Puls zu haben?

Warum ist es wichtig, die Hand am Puls zu haben?

Die ständige Überwachung der Weißen Liste ist eine Garantie für die Einhaltung der Sorgfaltspflicht im Geschäftsverkehr. Sollten Sie jedoch eine Zahlung auf ein Bankkonto vornehmen, das nicht in der Liste aufgeführt ist, empfehlen wir Ihnen, sich an die Umsatzsteuerabteilung unserer Kanzlei zu wenden, die alle Ihre Fragen beantworten und Ihnen bei der Erstellung der entsprechenden Unterlagen für das Finanzamt helfen wird.