Investitionen in erneuerbare Energien Offshore-Wind in Polen: Umsatzsteuer-Compliance eines ausländischen Auftragnehmers - Fallstudie

Nachfolgend stellen wir – zur Veranschaulichung typischer Herausforderungen – eine hypothetische Fallstudie dar, die auf dem in Offshore-Projekten am häufigsten anzutreffendes operatives Modell basiert: grenzüberschreitende Lieferungen (aus der EU und aus Drittländern), ein hafen-nahes Lager, Installationsarbeiten sowie ein breites Netzwerk lokaler Subunternehmer.

Sachverhalt

Die deutsche Gesellschaft WindWorks GmbH beginnt mit der Durchführung eines Vertrags für die polnische Projektgesellschaft (SPV) Offshore Project SPV sp. z o.o., die für ein Offshore-Wind-Projekt in der Ostsee verantwortlich ist. Der Vertrag umfasst die Lieferung von Komponenten (Kabel und Zubehör) sowie Installationsarbeiten und technische Aufsicht über einen Zeitraum von mehreren Monaten. Ein Teil der Komponenten soll aus anderen EU-Staaten nach Polen geliefert werden, ein Teil aus Drittländern. Die Logistik ist so geplant, dass Annahme, Umschlag und Vorbereitung der Lieferungen für die weiteren Arbeiten im Umfeld eines Hafens in Polen organisiert werden. Der Auftragnehmer hält in Polen einen Lagerbestand vor, um das Risiko von Bauverzögerungen zu reduzieren und die Service-Bereitschaft sicherzustellen.

Im Verlauf der Vertragsdurchführung treten typische Ereignisse dynamischer Infrastrukturprojekte auf: dringende Lieferungen von Verbrauchsmaterialien in Polen, Austausch von Bauteilen, logistische Anpassungen sowie die umfassende Einbindung lokaler Subunternehmer (Transport, Hafendienstleistungen, Kräne, HSE-Unterstützung (Health, Safety & Environment), Hilfsarbeiten). Der Vertrag wird in Etappen abgerechnet und ist mit Tests und Abnahmen verknüpft; dies erfordert in der Praxis eine intensive Arbeit mit Protokollen und Unterlagen, die die Fertigstellung der jeweiligen Leistungsabschnitte bestätigen.

Wo entstehen im Offshore-Wind-Bereich am häufigsten Umsatzsteuerprobleme?

USt-Registrierung in Polen: eine wiederkehrende Kernfrage

Ausländische Auftragnehmer gehen häufig zunächst davon aus, dass eine Abwicklung über das Reverse-Charge-Verfahren auf Seiten des Leistungsempfängers ausreicht. Diese Annahme kann risikobehaftet sein, weil das operative Modell typischerweise Elemente enthält, die Pflichten in Polen auslösen oder dazu führen, dass eine fehlende Registrierung das Projekt faktisch blockiert (Zollabfertigung, Logistik, Rechnungsstellung, Zahlungen, ordnungsgemäße Meldungen). In diesem Fall sind insbesondere sensibel: Importe nach Polen, die Lagerung eigener Komponenten in Polen und anschließende Entnahmen aus dem Lager sowie „Notfall-“Inlandslieferungen bzw. lokale Käufe/Lieferungen im Verlauf der Arbeiten.

Import von Komponenten und Cash-flow: wer ist Importeur und wer „trägt“ die Ust

In Offshore-Projekten sind Importe aus Drittländern üblich, zugleich jedoch steuerlich und operativ besonders sensibel. Entscheidend ist, wer als Importeur in den Zolldokumenten auftritt, wie die Lieferbedingungen gestaltet sind (und wie sie tatsächlich umgesetzt werden) sowie wie der Fluss der Importdokumente aussieht und wie er mit der weiteren Lieferkette verknüpft ist. Formfehler können sich hier sowohl auf die Compliance als auch auf die Liquidität (Einfuhrumsatzsteuer) und die Termintreue der Arbeiten auswirken.

Hafen-nahes Lager: Logistik, die das USt-Bild verändert

Ein temporäres Lager ist häufig Voraussetzung für eine effiziente Vertragserfüllung, umsatzsteuerlich jedoch einer der häufigsten Risikopunkte. Probleme entstehen typischerweise, wenn das Lager „schneller lebt“ als die Dokumentation: Entnahmen, Rücksendungen, Austausche, interne Umlagerungen und Notfalllieferungen werden nicht konsequent erfasst und mit Rechnungen verknüpft. Kritisch ist daher die Sicherstellung konsistenter Daten: wer ist Eigentümer der Ware in welcher Phase, wann erfolgt die Übertragung der Verfügungsmacht wie ein Eigentümer, wie sind Entnahmen zu dokumentieren und wie wird das Lager mit der USt-Meldelogik verknüpft.

Lieferung + Installation + Tests: Qualifikation und Zeitpunkt der USt-Abwicklung

Im Offshore-Wind-Bereich gibt es häufig Verträge, in denen Komponentenlieferungen und Installationsleistungen eng miteinander verknüpft sind. Das Risiko besteht darin, dass eine Meilenstein-Rechnungsstellung nicht automatisch den richtigen umsatzsteuerlichen Zeitpunkt abbildet und die Qualifikation (Lieferung vs. Dienstleistung / zusammengesetzte Leistung) mit dem tatsächlichen Ablauf, Protokollen, Tests und Abnahmen übereinstimmen muss. Bei etappierten Zeitplänen sollte die Umsatzsteuerlogik in die Sprache des Vertrags und der Projektdokumentation „übersetzt“ werden, damit die Abwicklung zugleich korrekt und operativ handhabbar ist.

Lokale Subunternehmer: Engpass ist häufig nicht die USt, sondern fehlende Datenstandards

Ein ausländischer Auftragnehmer arbeitet in der Regel mit lokalen Subunternehmern. Der Engpass ist meist nicht fachlich, sondern organisatorisch: Rechnungen ohne Projektnummer, zu allgemeine Beschreibungen, keine Zuordnung zu einer Etappe, unregelmäßiger Dokumenteneingang. Das erschwert den Vorsteuerabzug, mindert die Qualität der Meldungen und erhöht den Aufwand für die Datenbereinigung. In der Praxis hilft ein einfacher Standard: eindeutige Projektkennzeichnung auf jeder Rechnung, formale Prüfung der Unterlagen sowie ein fester Prüf- und Abrechnungsrhythmus.

6 Kontrollfragen vor dem Einstieg in ein Offshore-Wind-Projekt in Polen

1. Gibt es im Projekt Einfuhren nach Polen und wer ist Importeur in den Dokumenten?

2. Ist eine Lagerung in Polen geplant, auch nur vorübergehend (Hafen, Service-Base)?

3. Gibt es Vorgänge, die eine inländische Warenlieferung in Polen darstellen können (auch „Notfall“-Lieferungen)?

4. Wie ist das Modell „Lieferung + Installation + Tests + Abnahme“ ausgestaltet und was ist Grundlage der Etappenabrechnung?

5. Welche Rolle spielen lokale Subunternehmer und haben deren Rechnungen einen Datenstandard (Projekt/Etappe/Beschreibung)?

6. Gibt es einen festgelegten Prozess für die USt-Meldungen sowie einen Dokumenten-Workflow (Logistik ↔ PM ↔ Buchhaltung)?

Warum das ein operatives Thema ist – nicht nur ein steuerliches

Umsatzsteuer-Compliance im Offshore-Wind-Bereich ist nur dann sinnvoll, wenn sie im tatsächlichen Projektrhythmus funktioniert. Die Ordnung von Registrierung, Transaktionsqualifikation, Dokumentation und Meldungen führt zu operativer Stabilität (weniger Stillstände), planbarer Liquidität (weniger USt-Überraschungen) und einer sicheren Abrechnung gegenüber dem Investor (Rekonstruktion der Vorgänge und konsistente Begründung der USt-Behandlung).

Wir unterstützen ausländische Auftragnehmer und Lieferanten beim Einstieg in den polnischen Offshore-Wind-Markt – von der USt-Registrierung und der Konzeption des Abwicklungsmodells über die Einrichtung von Dokumentations- und Rechnungsprozessen bis hin zur laufenden Umsatzsteuer-Compliance. Entscheidend ist in der Praxis, dass steuerliche Lösungen operativ umsetzbar sind und das Projekt in kritischen Phasen nicht zusätzlich belasten.