Umsatzsteuer & Compliance KSeF in Polen – die verpflichtende E-Rechnung

Kurz gesagt: Die Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen über das Nationale System der E-Rechnungen (Krajowy System e-Faktur, KSeF) gilt seit dem 1. April 2026 für polnische Steuerpflichtige. Eine deutsche Gesellschaft, die in Polen weder einen Sitz noch eine feste Niederlassung hat, ist davon nicht erfasst – auch dann nicht, wenn sie eine polnische NIP besitzt und als aktiver Umsatzsteuerpflichtiger registriert ist. Entscheidend ist nicht die Registrierung, sondern die feste Niederlassung und ihre Beteiligung an der konkreten Transaktion.

Was ist KSeF und seit wann gilt die Pflicht?

KSeF ist das zentrale staatliche System, über das Rechnungen in Polen ausgestellt, übermittelt und abgerufen werden. Die Pflicht wurde stufenweise eingeführt:

• seit 1. Februar 2026 – für Steuerpflichtige, deren Bruttoumsatz im Jahr 2024 200 Mio. PLN überschritten hat;
• seit 1. April 2026 – für die übrigen Steuerpflichtigen;
• ab 1. Januar 2027 – für die kleinsten Steuerpflichtigen, sofern der Wert der im Jahr 2026 durch Rechnungen dokumentierten Verkäufe in einem Monat 10.000 PLN brutto nicht überschreitet.

Die Grenze von 10.000 PLN ist eine Übergangsregelung für das Jahr 2026 und keine dauerhafte Befreiung von KSeF.

Für ausländische Unternehmen ist der Umsatzschwellenwert allerdings nicht die entscheidende Frage. Zuerst ist zu klären, ob das Unternehmen dem verpflichtenden KSeF in Polen überhaupt unterliegt.

Gilt KSeF für ein deutsches Unternehmen mit polnischer Umsatzsteuer-Nummer?

Nein – die bloße Umsatzsteuer-Registrierung in Polen löst keine KSeF-Pflicht aus. Ein ausländischer Unternehmer ohne Sitz und ohne feste Niederlassung in Polen muss seine Rechnungen nicht über KSeF ausstellen, selbst wenn er eine polnische NIP besitzt und aktiver Umsatzsteuerpflichtiger ist.

Hat das Unternehmen dagegen eine feste Niederlassung in Polen, gilt die Pflicht für diejenigen Transaktionen, an denen diese feste Niederlassung tatsächlich beteiligt ist. Besteht die feste Niederlassung, ist sie an der konkreten Lieferung oder Dienstleistung aber nicht beteiligt, bleibt die Rechnung für diese Transaktion außerhalb des verpflichtenden KSeF. Das Finanzministerium hat im Januar 2026 gesonderte Erläuterungen zu genau dieser Frage veröffentlicht.

Für ausländische Unternehmen sind deshalb zwei Fragen strikt zu trennen: Hat die Gesellschaft in Polen eine feste Niederlassung – und ist diese an der konkreten Transaktion beteiligt?

Ein Unternehmen, das KSeF nicht verpflichtend nutzen muss, kann das System freiwillig verwenden. Für ausländische Gesellschaften mit polnischer Umsatzsteuer-Registrierung ist das häufig praktisch: Sie können ihre polnischen Eingangsrechnungen dann selbst aus dem System herunterladen, statt darauf angewiesen zu sein, dass Lieferanten zusätzliche PDFs oder Visualisierungen übersenden.

Welche Ausnahmen vom verpflichtenden KSeF gibt es?

• Rechnungen an Verbraucher (B2C) unterliegen nicht dem verpflichtenden KSeF. Sie können freiwillig über das System ausgestellt werden.
• Ausländische Steuerpflichtige ohne Sitz und feste Niederlassung in Polen sowie Steuerpflichtige mit fester Niederlassung, wenn diese an der betreffenden Transaktion nicht beteiligt ist.
• Bestimmte Transaktionen, die im IOSS-Verfahren, im Nicht-EU-OSS-Verfahren oder im SME-Verfahren abgerechnet werden, sowie bestimmte gelegentliche internationale Personenbeförderungsleistungen.
• Für VAT-RR-Rechnungen gelten gesonderte Regeln: Sie können seit dem 1. April 2026 über KSeF ausgestellt werden, der Mechanismus ist jedoch fakultativ und erfordert eine entsprechende Benennung des Erwerbers durch den pauschal besteuerten Landwirt.
• Bis Ende 2026 bestehen zusätzlich Übergangsregelungen für die kleinsten Unternehmer sowie für bestimmte Rechnungen, die über Registrierkassen ausgestellt werden.

Was gilt im Übergangsjahr 2026?

Das Jahr 2026 ist ein Übergangszeitraum. Für Verstöße gegen KSeF-Pflichten, die im Jahr 2026 begangen werden, werden keine Geldbußen verhängt. Die Sanktionen gelten ab dem 1. Januar 2027.

Bis Ende 2026 gelten außerdem Vereinfachungen, unter anderem die Möglichkeit, bestimmte Rechnungen über Registrierkassen sowie vereinfachte Rechnungen in Form von Kassenbons mit NIP außerhalb von KSeF auszustellen.

Erst ab dem 1. Januar 2027 muss bei bestimmten Zahlungen zwischen aktiven Umsatzsteuerpflichtigen die KSeF-Nummer der Rechnung oder eine Sammelzahlungs-ID angegeben werden – auch bei Zahlungen im Split-Payment-Verfahren.

Bereits seit dem 1. Februar 2026 hat sich JPK_VAT geändert: In KSeF ausgestellte oder empfangene Rechnungen sollten dort über die KSeF-Nummer identifiziert werden. Für Dokumente außerhalb von KSeF oder solche, die in besonderen Modi ausgestellt werden, sind eigene Kennzeichnungen vorgesehen, unter anderem BFK, OFF und DI.

Das Fehlen von Sanktionen im Jahr 2026 bedeutet also nicht, dass die Art der Fakturierung derzeit ohne Bedeutung wäre. Die Rechnung muss umsatzsteuerlich korrekt abgerechnet und ihre KSeF-Nummer beziehungsweise die entsprechende Kennzeichnung ordnungsgemäß in JPK_VAT ausgewiesen werden.

Muss jede Rechnung in Echtzeit an KSeF übermittelt werden?

Nein. Neben dem Online-Modus gibt es unter anderem den Offline24-Modus: Der Steuerpflichtige kann eine Rechnung außerhalb des Systems ausstellen und sie spätestens am nächsten Arbeitstag an KSeF übermitteln. Das ist eine praktische Lösung bei technischen Problemen oder bei Fakturierungsprozessen, die in einem bestimmten Moment nicht online durchgeführt werden können.

Der Prozess muss allerdings so ausgestaltet sein, dass die Rechnung anschließend innerhalb der richtigen Frist im System landet. Das KSeF-Zertifikat wird unter anderem für die ordnungsgemäße Kennzeichnung von Rechnungen benötigt, die im Offline-Modus ausgestellt werden.

Wie richtet ein Unternehmen den Zugang zu KSeF ein?

Der erste Schritt ist die Feststellung, ob KSeF für die Gesellschaft verpflichtend ist oder freiwillig genutzt werden soll – etwa ausschließlich zum Abruf polnischer Eingangsrechnungen.

Anschließend ist zu wählen, wie das System genutzt wird: über die kostenlose Anwendung des Finanzministeriums oder über ein eigenes Finanz- und Buchhaltungssystem, das mit der KSeF-API integriert ist.

Der erste Zugang einer Gesellschaft hängt davon ab, ob sie über ein qualifiziertes elektronisches Siegel verfügt:

• Verfügt die Gesellschaft über ein qualifiziertes Siegel, das ihre Identifikation ermöglicht, kann sie sich unmittelbar in KSeF authentifizieren.
• Verfügt sie nicht darüber, reicht sie ZAW-FA ein und benennt die erste natürliche Person, die zum Handeln in KSeF berechtigt ist. Diese Person erhält in der aktuellen Fassung des Formulars auch die Berechtigung zur Ausstellung von Rechnungen.

Die in ZAW-FA benannte Person kann anschließend elektronisch weitere Berechtigungen erteilen – an Mitarbeiter, die Buchhaltung, einen Berater oder ein anderes Unternehmen. Es ist nicht erforderlich, jeden Nutzer unmittelbar im Formular ZAW-FA anzugeben.

Bei externer Buchhaltung oder einem Shared Service Center ist zu beachten, dass der Zugang im Kontext einer konkreten NIP erteilt wird. Ein Buchhaltungsbüro, das mehrere Gesellschaften betreut, erhält nicht automatisch Zugang zu allen Gesellschaften einer Gruppe.

Zu unterscheiden sind das qualifizierte elektronische Siegel und das KSeF-Zertifikat: Das Siegel ist ein Weg der erstmaligen Authentifizierung der Gesellschaft. Das KSeF-Zertifikat wird im System ausgestellt und kann zur weiteren Authentifizierung sowie zur Behandlung von Rechnungen in besonderen Modi verwendet werden. Es ist höchstens zwei Jahre gültig.

KSeF-Zertifikate sollten von einem internen Sicherheitsverfahren erfasst werden: Wer darf sie herunterladen, wo werden sie gespeichert, wer darf sie verwenden und wann müssen sie widerrufen werden – etwa nach einem Mitarbeiterwechsel oder einem Wechsel des IT-Dienstleisters? Das Finanzministerium weist ausdrücklich auf die Notwendigkeit solcher Regeln hin.

Was ist bei der Anbindung eines ERP-Systems zu prüfen?

Eine eigene ERP-Software kann eine individuelle IT-Anpassung an KSeF 2.0 erfordern. Der Arbeitsumfang hängt von der Systemarchitektur ab, von der Art der Rechnungserstellung, von der Anzahl der Gesellschaften und Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und davon, ob die Fakturierung lokal oder zentral in der Gruppe erfolgt.

Zu testen ist nicht nur die reine Übermittlung einer Rechnung, sondern der gesamte Prozess: Datenvalidierung, Erhalt der KSeF-Nummer, Behandlung abgelehnter Rechnungen, Korrekturrechnungen, Abruf von Eingangsrechnungen sowie Übermittlung der KSeF-Nummern an JPK_VAT.

Vor der Inbetriebnahme empfiehlt sich ein End-to-End-Test: Ausstellung einer Rechnung, Annahme durch KSeF, Vergabe der Nummer, Abruf durch den Erwerber, Verbuchung, Korrektur und ordnungsgemäße Ausweisung in JPK_VAT.

Besondere Kontrolle erfordern Rechnungen, die zum Monatswechsel ausgestellt werden: Das Erstellungsdatum im ERP, das Übermittlungsdatum an KSeF und das Datum des Rechnungserhalts durch den Erwerber können unterschiedliche steuerliche Bedeutung haben.

Daneben sind konkrete Rollen einzurichten – wer Rechnungen abrufen darf, wer sie ausstellt, wer Berechtigungen erteilt und entzieht und wer für die Kontrolle der Vollständigkeit der Daten verantwortlich ist – sowie ein Verfahren für den Fall der Nichtverfügbarkeit von KSeF.

Müssen Rechnungen auch über KSeF empfangen werden?

Für inländische Steuerpflichtige, die dem System unterliegen, gilt die Pflicht zum Empfang von Rechnungen über KSeF seit dem 1. Februar 2026 – unabhängig davon, ob die Pflicht zur Ausstellung eigener Rechnungen im Februar, im April oder erst 2027 begonnen hat.

Für ausländische Unternehmen gilt das nicht in gleicher Weise. Hat der Erwerber in Polen weder einen Sitz noch eine feste Niederlassung, sollte der Aussteller ihm die Rechnung auf vereinbarte Weise zur Verfügung stellen, etwa als PDF oder Ausdruck mit entsprechendem QR-Code.

Rechnungen, die ausländische Lieferanten nach ausländischem Recht ausstellen, werden nicht an KSeF übermittelt. KSeF ist kein System zur Meldung sämtlicher ausländischer Einkäufe.

War ein polnischer Aussteller verpflichtet, eine Rechnung in KSeF auszustellen, hat dem Erwerber aber nur eine Rechnung außerhalb des Systems übermittelt, führt das nicht automatisch zum Verlust des Vorsteuerabzugsrechts. Das Finanzministerium bestätigt, dass bei Erfüllung der materiellen Voraussetzungen die Vorsteuer auch aus einer solchen Rechnung abgezogen werden kann.

Für einen inländischen Erwerber ist das Datum des Rechnungseingangs in KSeF von Bedeutung – grundsätzlich das Datum der Vergabe der KSeF-Nummer. Das wirkt unmittelbar auf den Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs. Es darf jedoch nicht automatisch mit dem Zeitpunkt der Entstehung der geschuldeten Umsatzsteuer beim Verkäufer gleichgesetzt werden; dafür gelten weiterhin die allgemeinen und besonderen Umsatzsteuerregeln.

Welche Sanktionen drohen ab 2027?

Ab dem 1. Januar 2027 kann das Finanzamt eine Geldbuße verhängen, wenn der Steuerpflichtige

• eine Rechnung trotz bestehender Pflicht nicht in KSeF ausstellt;
• während einer Störung oder Nichtverfügbarkeit des Systems eine Rechnung nicht nach dem vorgeschriebenen Muster ausstellt;
• eine im Offline-Modus ausgestellte Rechnung nicht fristgerecht an KSeF übermittelt.

Die maximale Geldbuße beträgt bis zu 100 % des auf der Rechnung ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrags, bei einer Rechnung ohne Umsatzsteuer bis zu 18,7 % des Gesamtbetrags der Forderung.

Ein eigenes praktisches Risiko ist die doppelte Ausstellung derselben Rechnung – zunächst außerhalb von KSeF und anschließend erneut im System. Das Finanzministerium weist darauf hin, dass die erneute Ausstellung die Pflicht zur Abrechnung der Steuer aus der zweiten Rechnung auslösen und deren Korrektur erforderlich machen kann.

Die vier häufigsten Missverständnisse zu KSeF

„Das PDF vom Vertragspartner ist die Rechnung, also muss ich KSeF nicht prüfen."

Nicht immer. Unterliegt der Aussteller dem verpflichtenden KSeF, ist das im System vorhandene Dokument die maßgebliche Rechnung; das übersandte PDF kann lediglich deren Visualisierung sein. Ein PDF sollte deshalb nicht automatisch als Datenquelle für die Abrechnung behandelt werden.

„Wenn ich in Polen als ausländischer Umsatzsteuerpflichtiger registriert bin, muss ich KSeF implementieren."

Nein. Die bloße polnische Umsatzsteuer-Registrierung reicht nicht aus. Entscheidend sind das Vorliegen einer festen Niederlassung und deren Beteiligung an der konkreten Transaktion.

„KSeF bedeutet, dass jede Rechnung exakt in Echtzeit übermittelt werden muss."

Nein. Neben dem Online-Modus gibt es unter anderem Offline24. Der Prozess muss aber so ausgestaltet sein, dass die Rechnung innerhalb der richtigen Frist im System ankommt.

„KSeF ist nur ein Weg, Rechnungen zu versenden."

In der Praxis beeinflusst KSeF auch den Zeitpunkt des Rechnungseingangs, den Vorsteuerabzug, Korrekturen, JPK_VAT, das Berechtigungssystem und den internen Dokumentenlauf. Eine fehlerhaft ausgestellte Rechnung lässt sich im System auch nicht einfach löschen oder bearbeiten – der Fehler ist durch eine Korrekturrechnung zu berichtigen.

Wobei wir unterstützen

Wir stellen fest, ob und in welchem Umfang KSeF für ein ausländisches Unternehmen gilt, und analysieren dabei insbesondere die Auswirkungen einer festen Niederlassung und deren Beteiligung an Transaktionen. Wir unterstützen bei der Einrichtung des Zugangs – qualifiziertes elektronisches Siegel, ZAW-FA, Authentifizierung und Erteilung der Berechtigungen an Personen und Unternehmen – und helfen, die Zugangsstruktur richtig zu gestalten.

Wir beraten bei der Implementierung von KSeF in bestehende Fakturierungs- und Umsatzsteuerprozesse, insbesondere bei grenzüberschreitenden Transaktionen, Korrekturen, Anzahlungsrechnungen, Offline-Modi und dem Umlauf von Eingangsrechnungen, und prüfen, wie KSeF mit der monatlichen Umsatzsteuerabrechnung und der Meldung der KSeF-Nummern in JPK_VAT verknüpft werden sollte. Dazu kommen Prozessreviews, Dokumentationsanforderungen und Schulungen von Teams.

Den geschäftlichen Prozess der Rechnungsausstellung übernehmen wir nicht. Unsere Aufgabe ist die korrekte Gestaltung des steuerlichen und formalen KSeF-Prozesses, der Zugänge und der Umsatzsteuerabrechnungen.

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Stand: 3. September 2026. Die Angaben geben den Rechtsstand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.