Investitions- und Wirtschaftsrecht Ausländer als Gesellschafter oder Vorstandsmitglied in einer polnischen Gesellschaft - Was sollte man wissen?

Einleitung

Immer mehr ausländische Unternehmen und Personen entscheiden sich dafür, in Polen wirtschaftlich tätig zu werden – entweder als Gesellschafter (Anteilseigner) oder als Mitglieder der Geschäftsführung/des Vorstands (z.B. Geschäftsführer/Vorstandsmitglied) in polnischen Kapitalgesellschaften.

Das polnische Recht sieht in den meisten Fällen keine staatsangehörigkeitsbezogenen Einschränkungen vor. In der Praxis treten jedoch zusätzliche formale und organisatorische Anforderungen auf, die bereits vor Aufnahme der Tätigkeit berücksichtigt werden sollten – ebenso wie Bereiche, in denen sich Struktur und Abläufe von Beginn an effizient gestalten lassen.

In diesem Beitrag stellen wir ausgewählte rechtliche und praktische Aspekte dar, die für Personen oder Unternehmen relevant sind, die eine Gesellschaft in Polen gründen oder Funktionen in deren Organen übernehmen möchten.

Kann eine ausländische Person eine Gesellschaft in Polen gründen oder führen?

Grundsätzlich können Ausländer in Polen eine wirtschaftliche Tätigkeit aufnehmen und Gesellschaften gründen bzw. führen – unter Bedingungen, die weitgehend denen polnischer Staatsangehöriger entsprechen. Bestimmte Einschränkungen können insbesondere für Personen außerhalb der EU gelten, vor allem bei Tätigkeiten in sogenannten regulierten Branchen.

Die am häufigsten gewählte Rechtsform für ausländische Investoren ist die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (sp. z o.o.) – in vielerlei Hinsicht vergleichbar mit der deutschen GmbH oder der britischen Ltd.

Die sp. z o.o. ist die populärste Lösung aufgrund ihrer relativen Einfachheit, Flexibilität und der Haftungsbeschränkung für Gesellschafter.

Wichtige praktische Einschränkung: Eine Ein-Personen-sp. z o.o. kann nicht von einer anderen Ein-Personen-Gesellschaft mit beschränkter Haftung (z.B. GmbH/Ltd) gegründet werden. In einem solchen Fall ist es erforderlich, dass bei der Gründung in Polen ein zweiter Gesellschafter beteiligt ist, der mindestens einen Anteil hält.

Eine Zweigniederlassung eines ausländischen Unternehmens in Polen ist ebenfalls möglich, stellt jedoch in typischen Geschäftsfällen selten die optimale Lösung dar (u.a. wegen der spezifischen Regulierung, formaler Pflichten sowie fehlender wesentlicher Vorteile gegenüber einer Tochtergesellschaft).

Ausländer als Mitglied der Geschäftsführung/des Vorstands

Mitglied der Geschäftsführung/des Vorstands einer polnischen Kapitalgesellschaft kann sowohl ein EU-Bürger als auch eine Person außerhalb der EU sein. Entscheidend ist, dass die Vorschriften grundsätzlich keine Staatsangehörigkeitsvoraussetzungen für die Organstellung vorsehen.

In der Praxis sind jedoch technische und formale Aspekte entscheidend, die die Handlungsfähigkeit der Gesellschaft beeinflussen – insbesondere:

• PESEL-Nummer (polnische Personenkennziffer; häufig erforderlich im Kontakt mit Behörden und in elektronischen Systemen),

• qualifizierte elektronische Signatur (in der Regel notwendig für die effiziente Unterzeichnung von Dokumenten und die Erfüllung von Registerpflichten).

Die Organfunktion kann mit einer Vergütung verbunden sein. Die Wahl des passenden Vergütungs- bzw. Kooperationsmodells ist nicht nur organisatorisch, sondern auch steuerlich relevant – daher sollte dies möglichst frühzeitig geplant werden.

Zu den häufigsten Lösungen gehören u.a.:

• Vergütung auf Grundlage eines Gesellschafterbeschlusses,

• Managervertrag (zivilrechtlich),

• Arbeitsvertrag (in ausgewählten Strukturen).

Formale und registerrechtliche Aspekte – worauf sollte man zu Beginn achten?

Die Gründung und laufende Führung einer Gesellschaft erfordert die Erstellung entsprechender Dokumente sowie eine effiziente Abwicklung der Registerpflichten.

In der Praxis besonders wichtig sind:

• eine korrekt ausgestaltete Satzung/der Gesellschaftsvertrag (einschließlich Vertretungsregelungen),

• eine effiziente Unterzeichnung von Dokumenten (auch elektronisch),

• fristgerechte Aktualisierungen im Landesgerichtsregister (KRS) sowie weitere Berichts- und Offenlegungspflichten.

In vielen Fällen lohnt es sich, die PESEL-Nummer und die elektronische Signatur für Vorstandsmitglieder bereits in der Vorbereitungsphase zu organisieren – das erleichtert das tägliche Funktionieren der Gesellschaft erheblich.

Steuern und Meldepflichten

Die Beteiligung ausländischer Gesellschafter oder Vorstandsmitglieder befreit die Gesellschaft nicht von steuerlichen Pflichten in Polen.

Darüber hinaus kann eine ausländische Person, die Einkünfte aus der Organstellung oder einer Zusammenarbeit mit der Gesellschaft erzielt, in Polen steuerpflichtig sein – abhängig von der konkreten Vergütungsform und der steuerlichen Ansässigkeit.

Zu beachten sind außerdem Informationspflichten, insbesondere die Meldung an das Zentrale Register der wirtschaftlich Berechtigten (CRBR).

Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis – relevant für Personen außerhalb der EU/EWR

Die bloße Bestellung zum Vorstandsmitglied und die Eintragung im KRS begründet nicht automatisch ein Aufenthalts- oder Arbeitsrecht in Polen.

Für Personen außerhalb der EU/EWR können gesonderte Regelungen zur Legalisierung des Aufenthalts und zur Ausübung beruflicher Tätigkeiten gelten (z.B. Visum, Aufenthaltstitel, Aufenthaltskarte). Daher empfiehlt es sich, die einschlägigen Voraussetzungen vor Übernahme der Organfunktion frühzeitig zu prüfen.

Praktische Empfehlungen – Wie lassen sich Startprobleme vermeiden?

Bei grenzüberschreitenden Strukturen lohnt es sich, im Vorfeld die Faktoren abzusichern, die in der Praxis über die Geschwindigkeit und Effizienz der Unternehmensführung entscheiden:

• Unterstützung durch Fachleute (Rechtsanwalt, Steuerberater),

• ein passendes Betriebsmodell (Beteiligungsstruktur, Vertretung, ggf. Prokura),

• qualifizierte elektronische Signatur und PESEL für Vorstandsmitglieder,

• ein gut geplantes Vergütungsmodell für die Geschäftsführung/den Vorstand.

Ein strukturierter formaler Start spart Zeit, reduziert Risiken und hilft, kostspielige Fehler zu vermeiden.

Zusammenfassung

Polen bleibt ein attraktiver Markt für ausländische Investoren und Unternehmer. Ausländische Gesellschafter sowie Vorstandsmitglieder können grundsätzlich ohne größere Hindernisse in polnischen Kapitalgesellschaften tätig werden.

Gleichzeitig ist zu beachten, dass in der Praxis zusätzliche formale, registerrechtliche, steuerliche sowie (bei Personen außerhalb der EU/EWR) aufenthaltsrechtliche Anforderungen bestehen, die idealerweise bereits vor Aufnahme der Tätigkeit eingeplant werden sollten.

Kurze Checkliste: Ausländer in einer polnischen Gesellschaft

• Ist die Gesellschaftsstruktur und die Vertretungsregelung klar festgelegt?

• Verfügen die Vorstandsmitglieder über eine PESEL-Nummer?

• Steht eine qualifizierte elektronische Signatur zur Verfügung?

• Ist das Vergütungsmodell für Vorstandsmitglieder steuerlich und formal korrekt?

• Haben Personen außerhalb der EU/EWR einen gesicherten Aufenthaltsstatus und die erforderlichen Voraussetzungen für ihre Tätigkeit in Polen?

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