Schutz von Whistleblowern

Als Anwaltskanzlei mit mehr als 30 Jahren Erfahrung wissen wir, dass große Veränderungen für Gesellschafter enormen Umsetzungsstress bedeuten. Nicht anders verhält es sich mit den Vorschriften zum Schutz von Whistleblowern, und das wird auch noch einige Zeit so bleiben.

Die rechtliche Situation von Whistleblowern innerhalb der Europäischen Union wird durch die sogenannte Whistleblower-Schutzrichtlinie (Richtlinie 2019/1937 vom 23. Oktober 2019) geregelt. Das Gesetz ist nicht unmittelbar anwendbar, und die Frist, bis zu der Polen interne Vorschriften ausarbeiten sollte, ist längst verstrichen. Bislang wurden vier Fassungen eines Gesetzentwurfs zur Umsetzung der EU-Vorschriften in die polnische Rechtsordnung ausgearbeitet. Vieles deutet darauf hin, dass die derzeitige Fassung des Dokuments in Kürze vom Sejm und vom Senat verabschiedet werden könnte.

Unabhängig von den Fortschritten des nationalen Rechts können wir jedoch schon jetzt klären, wer ein Whistleblower ist. Es handelt sich um eine beschäftigte Person, die in ihrem Besitz befindliche Informationen über Gesetzesverstöße am Arbeitsplatz meldet, offenlegt oder öffentlich bekannt gibt. Der Whistleblower sollte geschützt werden, und das in Vorbereitung befindliche Gesetz wird die Form dieser Verpflichtung klarstellen.

Jeder Arbeitgeber, der bestimmte Bedingungen erfüllt, muss besondere Vorschriften anwenden. In Zusammenarbeit mit Unternehmern präsentieren wir die besten Lösungen, und die Umsetzung von Verfahren zum Schutz von Whistleblowern erfüllt uns mit großer Zufriedenheit. Wir helfen dabei, sich auf bevorstehende Änderungen der Rechtsvorschriften vorzubereiten.

Schutz von Whistleblowern - was bieten wir an?

Im Rahmen des Whistleblower-Schutzes bieten wir die folgenden Dienstleistungen an:

Diagnose rechtlicher Risiken, die Gegenstand von Whistleblower-Meldungen sein können;
Bewertung der rechtlichen Risiken, die sich aus den Meldungen von Whistleblowern ergeben können;
Entwicklung einer Politik und von Grundsätzen für den Schutz von Whistleblowern;
Umsetzung von Maßnahmen und Grundsätzen zum Schutz von Whistleblowern;
Schulung von Führungskräften in Fragen des Schutzes von Whistleblowern;
wir helfen bei der Implementierung eines professionellen Whistleblower-Systems, das den Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie entspricht und Vertraulichkeit garantiert;
kontinuierliche rechtliche Unterstützung bei der Bearbeitung und Klärung von Meldungen von Whistleblowern;
Verringerung der Risiken im Zusammenhang mit Situationen, in denen Informationen über Unregelmäßigkeiten unkontrolliert nach außen gelangen.

Unser Technologiepartner für Projekte, die die Implementierung einer Whistleblower-Plattform beinhalten, ist whistleblowersoftware.com. Die angebotene Whistleblower-Software ermöglicht:

Einrichtung sicherer Meldeseiten für Mitarbeiter, Auftragnehmer oder andere, die Fehlverhalten oder illegale Aktivitäten melden möchten;
Schutz von Whistleblowern durch ein hohes Maß an IT-Sicherheit und automatische Verformung mündlicher Meldungen;
Fallmanagement über eine Schnittstelle, die es Gesellschaften oder externen Sachbearbeitern ermöglicht, Fälle direkt auf der Plattform zu verwalten;
sichere Nachrichtenübermittlung zwischen dem Meldenden und dem Sachbearbeiter.

Das Whistleblower-System von Whistleblower Software erfüllt die Anforderungen von RODO und der EU-Richtlinie für Whistleblower und bietet eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und ein Höchstmaß an Sicherheit, zertifiziert nach ISO 27001 und ISAE Audit 3000.

Schutz von Whistleblowern - wie wir arbeiten

Wir sind stets bemüht, unsere Dienstleistungen auf Ihre Bedürfnisse zuzuschneiden. Wir bieten Lösungen an, die auf das spezifische Geschäft unserer Mandanten angepasst sind. Obwohl jeder Umsetzungsprozess anders ist, unterscheiden wir in der Regel zwischen drei Hauptschritten.

Wie wir arbeiten

Schritt eins - das Geschäft verstehen

Wir beginnen jede Zusammenarbeit mit einer umfassenden Bedarfsanalyse. Wir sprechen mit den Mitgliedern der Geschäftsleitung, führen ein ausführliches Interview und legen den ersten Entwurf des Projekts fest. Wir versuchen, die Risiken zu verstehen, die mit dem Betrieb Ihrer Gesellschaft verbunden sind, und zu ermitteln, wo es zu Meldungen kommen kann.

In dieser Phase stellen wir Ihnen auch eine technische Lösung vor - eine spezielle Software, mit der später die Meldungen erfolgen werden. In dieser Hinsicht arbeiten wir mit einem erfahrenen externen Anbieter zusammen.

Schritt zwei - Vorbereitung umfassender Anweisungen und Verfahren

Bevor wir zu dieser Phase der Umsetzung übergehen, versuchen wir immer, Sie davon zu überzeugen, dass Verfahren zum Schutz von Whistleblowern Ihr Verbündeter sind. In der Praxis bereiten wir in dieser Phase Verordnungen für Sie vor. Ein gut vorbereitetes Dokument ermöglicht es Ihnen, eingehende Berichte von Anfang bis Ende effizient zu verwalten.

Die Regeln und Vorschriften sind nicht nur ein Handbuch für Ihre Mitarbeiter, sondern vor allem ein internes Regelwerk, das es Ihrer Geschäftsleitung ermöglicht, ähnliche Vorfälle wie die gemeldeten in Zukunft zu überprüfen, zu lösen und zu beheben.

Gleichzeitig mit der Ausarbeitung der Vorschriften bereiten wir auch Verfahren vor, die sicherstellen, dass Whistleblower in Ihrer Gesellschaft angemessen geschützt werden.

Schritt drei - Unterstützung und Befähigung zur Wirkung

Nachdem wir die Dokumentation erstellt haben, können wir nur noch eines tun - Ihnen die Arbeitsverfahren in die Hand geben. Eine gewisse Zeit lang, insbesondere nach Eingang der ersten Anträge, wird das Verfahren einem Praxistest unterzogen.

Nur wenn Sie die festgelegten Regeln auf einen konkreten Fall anwenden, können Sie feststellen, ob sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Ihr Management zum Handeln bereit sind. Die ersten Eingaben sind auch der ideale Zeitpunkt, um eine wichtige Entscheidung darüber zu treffen, ob Sie die Prüfung der Eingaben überprüfen wollen - zum Beispiel durch unsere Kanzlei.