Schutz von Hinweisgebern

Der Schutz von Hinweisgebern ist ein Bereich, der in jeder Organisation besondere Aufmerksamkeit erfordert. Die Verpflichtung zur Einführung interner Hinweisgeberkanäle und zum Schutz von Hinweisgebern wird demnächst insbesondere Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern betreffen. Dabei handelt es sich jedoch nicht nur um eine Verpflichtung, sondern vor allem um eine Chance, mehr Einblick in die Angelegenheiten der Organisation zu erhalten. Durch den Schutz von Hinweisgebern wird eine größere Transparenz erreicht, und Informationen über Unregelmäßigkeiten gelangen nicht nach außen, so dass die Organisation nicht die Kontrolle darüber verliert. Er ist ein Instrument zur Modernisierung der Kommunikation in einem Unternehmen, unabhängig von dessen Größe.

Schutz von Whistleblowern - was bieten wir an?

Berichterstattung über Geschäftsprozessvorfälle:

Gemeinsam werden wir ein wirksames Verfahren zur Meldung von Vorfällen entwickeln, damit Mitarbeiter und andere befugte Personen Unregelmäßigkeiten sicher und vertraulich melden können.

Erstellung interner Vorschriften und Verfahren:

Wir werden Vorschriften und interne Dokumente ausarbeiten, die den Standards zum Schutz von Hinweisgebern entsprechen.

Schulungen und Workshops für das Team:

Wir veranstalten praktische Schulungen, um die Mitarbeiter für den Schutz von Hinweisgebern zu sensibilisieren.
Dies wird ihnen helfen zu verstehen, wie sie mit Zwischenfällen umgehen sollen.

Interne und externe Kommunikation:

Wir unterstützen den Aufbau von Vertrauen in das System zum Schutz von Hinweisgebern durch effektive Kommunikation innerhalb des Unternehmens und mit externen Stakeholdern.

Implementierung von IT-Tools - Interner Benachrichtigungskanal

Wir werden ein Instrument einführen, das die Meldung und Bearbeitung von Vorfällen erleichtert.

Unterstützung bei der Klärung möglicher Verstöße:

Als externe Experten ermitteln wir und kommunizieren mit Hinweisgebern
Wir kümmern uns um den internen Meldeweg der Organisation. Wir prüfen die Meldungen, korrespondieren mit den Hinweisgebern und gewährleisten die notwendige Vertraulichkeit und Unabhängigkeit des Verfahrens.

Schutz von Whistleblowern - wie wir arbeiten

Wir sind stets bemüht, unsere Dienstleistungen auf Ihre Bedürfnisse zuzuschneiden. Wir bieten Lösungen an, die auf das spezifische Geschäft unserer Mandanten angepasst sind. Obwohl jeder Umsetzungsprozess anders ist, unterscheiden wir in der Regel zwischen drei Hauptschritten.

Wie wir arbeiten

Schritt eins - das Geschäft verstehen

Wir beginnen jede Zusammenarbeit mit einer umfassenden Bedarfsanalyse. Wir sprechen mit den Mitgliedern der Geschäftsleitung, führen ein ausführliches Interview und legen den ersten Entwurf des Projekts fest. Wir versuchen, die Risiken zu verstehen, die mit dem Betrieb Ihrer Gesellschaft verbunden sind, und zu ermitteln, wo es zu Meldungen kommen kann.

In dieser Phase stellen wir Ihnen auch eine technische Lösung vor - eine spezielle Software, mit der später die Meldungen erfolgen werden. In dieser Hinsicht arbeiten wir mit einem erfahrenen externen Anbieter zusammen.

Schritt zwei - Vorbereitung umfassender Anweisungen und Verfahren

Bevor wir zu dieser Phase der Umsetzung übergehen, versuchen wir immer, Sie davon zu überzeugen, dass Verfahren zum Schutz von Whistleblowern Ihr Verbündeter sind. In der Praxis bereiten wir in dieser Phase Verordnungen für Sie vor. Ein gut vorbereitetes Dokument ermöglicht es Ihnen, eingehende Berichte von Anfang bis Ende effizient zu verwalten.

Die Regeln und Vorschriften sind nicht nur ein Handbuch für Ihre Mitarbeiter, sondern vor allem ein internes Regelwerk, das es Ihrer Geschäftsleitung ermöglicht, ähnliche Vorfälle wie die gemeldeten in Zukunft zu überprüfen, zu lösen und zu beheben.

Gleichzeitig mit der Ausarbeitung der Vorschriften bereiten wir auch Verfahren vor, die sicherstellen, dass Whistleblower in Ihrer Gesellschaft angemessen geschützt werden.

Schritt drei - Unterstützung und Befähigung zur Wirkung

Nachdem wir die Dokumentation erstellt haben, können wir nur noch eines tun - Ihnen die Arbeitsverfahren in die Hand geben. Eine gewisse Zeit lang, insbesondere nach Eingang der ersten Anträge, wird das Verfahren einem Praxistest unterzogen.

Nur wenn Sie die festgelegten Regeln auf einen konkreten Fall anwenden, können Sie feststellen, ob sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Ihr Management zum Handeln bereit sind. Die ersten Eingaben sind auch der ideale Zeitpunkt, um eine wichtige Entscheidung darüber zu treffen, ob Sie die Prüfung der Eingaben überprüfen wollen - zum Beispiel durch unsere Kanzlei.

Wen beraten wir?

Wir unterstützen Unternehmer unabhängig von der Branche, in der sie tätig sind. Wir entwickeln Lösungen, die auf unsere Mandanten zugeschnitten sind, und bereiten Verfahren vor, die in der internen Kultur des Unternehmens funktionieren können.

Wir unterstützen alle Gruppen, die an der Einführung von Verfahren in einem Unternehmen interessiert sind - Personalleiter, Compliance-Beauftragte und Vorstandsmitglieder.

Q&A oder Schlüsselfragen zu Whistleblowern

Welche Verpflichtungen hat ein Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Einführung des Schutzes von Whistleblowern?

Der EU-Gesetzgeber verpflichtet Gesellschaften mit mindestens 50 Mitarbeitern, Kanäle und Verfahren für die interne Meldung von Verstößen innerhalb der Organisation einzurichten. Der Meldeweg muss zunächst die Vertraulichkeit der Identität der meldenden Person gewährleisten. Jede Meldung muss von einer unparteiischen Organisationseinheit ordnungsgemäß registriert und geprüft werden, und der Whistleblower muss über die Bearbeitung der Meldung ordnungsgemäß informiert werden.

Wenn ich weniger als 50 Mitarbeiter beschäftige, muss ich dann nichts tun?

Nicht unbedingt. Der jüngste Gesetzesentwurf geht davon aus, dass die Bestimmungen auf eine juristische Person anwendbar sind, für die mindestens 50 Personen Arbeit leisten oder bereitstellen. Das bedeutet, dass der Gesetzgeber die Anwendung des Gesetzes nicht nur auf Gesellschaften beschränken will, die Arbeitnehmer im Rahmen von Arbeitsverträgen beschäftigen. Um festzustellen, ob das Gesetz auf eine bestimmte Gesellschaft anwendbar ist, müssen auch andere Verträge, in deren Rahmen Arbeiten ausgeführt oder erbracht werden, berücksichtigt werden. Diese Personen unterliegen auch dem Schutz von Hinweisgebern (Whistleblowern).

Wer ist ein Whistleblower am Arbeitsplatz?

Ein Whistleblower kann eine Person sein, die für eine Gesellschaft tätig ist, einen Gesetzesverstoß meldet und im privaten oder öffentlichen Sektor arbeitet, und die von Verstößen in einem arbeitsbezogenen Kontext erfährt.

Es sei darauf hingewiesen, dass der Katalog der meldeberechtigten Stellen so breit wie möglich ist. Der EU-Gesetzgeber gewährt dieses Recht sowohl Arbeitnehmern im Sinne des Arbeitsgesetzes als auch Personen, die Dienstleistungen auf der Grundlage von B2B-Verträgen erbringen.

Was kann ein Whistleblower melden?

Ein Whistleblower kann Gesetzesverstöße melden, von denen er/sie im Zusammenhang mit seiner/ihrer Arbeit Kenntnis erlangt hat. Der Bericht mag einen Verstoß gegen die EU-Vorschriften betreffen, aber es spricht nichts dagegen, dass die internen Verfahren viel umfassender geregelt werden.

Kann ein Whistleblower entlassen werden?

Nein, die Entlassung eines Whistleblowers im Zusammenhang mit Whistleblowing ist nicht möglich. Jegliche negative Vergeltungsmaßnahme ist verboten.

Die EU-Verordnungen setzen voraus, dass die nationalen Gesetzgeber einen umfassenden Schutz von Whistleblowern beschließen. Eines der in der Richtlinie ausdrücklich erwähnten Verbote ist das Verbot der Kündigung oder fristlosen Beendigung eines Arbeitsvertrags als Folge der Handlungen des Whistleblowers.

Wozu ein Whistleblower-Gesetz?

Das Whistleblower-Gesetz soll dazu beitragen, Unregelmäßigkeiten am Arbeitsplatz zu verhindern und Arbeitgebern helfen, bereits bestehende Unregelmäßigkeiten aufzudecken. Durch sie sollen Whistleblower geschützt werden.

Mit der Verabschiedung des Gesetzes über Whistleblower durch den Sejm kommt Polen außerdem seiner Verpflichtung zur Umsetzung von EU-Recht nach, zu der es aufgrund seiner Mitgliedschaft in der Europäischen Union verpflichtet ist.

Unabhängig davon, in welcher Branche Sie als Unternehmer tätig sind, laden wir Sie ein, sich mit unserer Kanzlei in Verbindung zu setzen. Wir informieren uns gerne über Ihre Bedürfnisse und unterbreiten Ihnen ein günstiges Angebot.