Prawo pracy i HR Wnioski z okresu wakacyjnego dla pracodawców: ochrona czasu prywatnego pracowników podczas urlopu

Planowanie urlopów a ciągłość pracy

Urlopy co do zasady udziela się zgodnie z planem urlopów, który pracodawca ustala z uwzględnieniem wniosków pracowników oraz konieczności zapewnienia normalnego toku pracy. Plan nie obejmuje części urlopu udzielanego na żądanie (tzw. urlop na żądanie). To dobry mechanizm zabezpieczenia ciągłości działania organizacji w szczycie sezonu wakacyjnego.

Minimum „ciągłego wypoczynku” — 14 dni

Jeżeli urlop jest dzielony na części na wniosek pracownika, co najmniej jedna część powinna obejmować minimum 14 kolejnych dni kalendarzowych. Dobrą praktyką jest zatem takie układanie planu, by pracownik miał możliwość nieprzerwanego odpoczynku przy jednoczesnym zapewnieniu zastępstw.

Nieuzasadnione przerywanie wypoczynku — działanie niepożądane, które warto monitorować

Prawo pracownika do corocznego, nieprzerwanego wypoczynku jest punktem odniesienia dla wszystkich praktyk kadrowych w sezonie urlopowym. Poza wyjątkami przewidzianymi przepisami (np. odwołanie z urlopu wyłącznie z powodu nieprzewidzianych wcześniej okoliczności, które wymagają obecności danej osoby), kontaktowanie się z pracownikami na urlopie „na wszelki wypadek” lub w sprawach, które mogą poczekać, może być traktowane jako działanie niepożądane, wpływające negatywnie na kulturę organizacyjną i dobrostan zespołu. Aby ograniczać takie ryzyko, rekomendujemy monitorowanie tematu organizacyjnie:

• zdefiniowanie w organizacji pojęcia „incydentu przerwania wypoczynku” (np. telefon/e mail/SMS do osoby na urlopie),

• o ile jest to uzasadnione okolicznościami, rekomendujemy prowadzenie prostego rejestru incydentów przez pracodawcę (kto, kiedy, jaki był powód i forma kontaktu, czy istniała alternatywa, czy doszło do faktycznego odwołania z urlopu oraz jakie koszty pokryto),

regularne przeglądy tego tematu oraz w razie konieczności krótkie szkolenia dla menedżerów przypominające, że odwołanie z urlopu jest dziłaniem nadzwyczajnymi i wymaga realnego, udokumentowanego uzasadnienia.

W sytuacjach pilnych warto w pierwszej kolejności sięgać po rozwiązania mniej inwazyjne niż wezwanie z urlopu (np. włączenie zastępcy, weryfikację standardowych procedur), a jeżeli kontakt z osobą przebywającą na urlopie jest niezbędny to uczynić to w sposób najmniej inwazyjny dla niej.

Niezakłócony urlop prawem pracownika

W czasie urlopu pracownik nie ma obowiązku odbierania telefonu od pracodawcy ani sprawdzania służbowej poczty elektronicznej. Wyjątkiem jest formalne odwołanie z urlopu na podstawie art. 167 Kodeksu pracy, możliwe tylko w razie nieprzewidzianych okoliczności wymagających obecności pracownika; w takiej sytuacji pracodawca pokrywa koszty odwołania.

Jakie wsparcie oferujemy?

Posiadamy wieloletnie doświadczenie w dostosowywaniu regulacji wewnętrznych do aktualnych przepisów prawa pracy. Poniżej przedstawiamy przykładowy zakres czynności w ramach naszych usług:

• Audyt praktyk i dokumentów (planowanie urlopów, kontakt na urlopie, monitoring).

• Przygotowanie i wdrożenie polityk).

• Szkolenia dla menedżerów i HR oraz wsparcie komunikacyjne.

• wsparcie w kontrolach PIP oraz sporach pracowniczych.