Prawo pracy i HR Przepisy o Państwowej Inspekcji Pracy już działają. Czas na audyt, zanim zrobi to inspektor.

Nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy

8 lipca 2026 r. wejdzie w życie ustawa o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2026 r. poz. 473). Co istotne, nowe przepisy zostały jednocześnie skierowane do Trybunału Konstytucyjnego w trybie kontroli następczej ze względu na wątpliwości dotyczące szerokiego zakresu przyznanych Państwowej Inspekcji Pracy (dalej: PIP) uprawnień.

Kluczowe zmiany w uprawnieniach PIP

Rewolucyjna reforma PIP obejmuje nowe uprawnienia Inspekcji Pracy:

• Przekształcanie umów cywilnoprawnych w umowy o pracę: PIP zyskała prawo do wydawania decyzji administracyjnych stwierdzających istnienie stosunku pracy, jeśli współpraca organizacji z daną osobą (np. na podstawie umowy zlecenie lub umowy B2B) nosi zdaniem PIP cechy stosunku pracy.

• Decyzja jako krok ostateczny: Zmiana umowy cywilnoprawnej w trybie jednostronnej decyzji PIP jest możliwa dopiero po wysłuchaniu stron stosunku prawnego (np. umowy zlecenie) i niezastosowaniu się firmy do wcześniejszego polecenia usunięcia naruszeń wydanego przez PIP. Decyzja będzie obowiązywać od dnia jej wydania, ale będzie trzeba ją wykonać dopiero po upływie terminu na złożenie odwołania, o ile żadna ze stron się nie odwoła. Decyzja może być też wykonalna wcześniej, jeśli zostanie jej nadany rygor natychmiastowej wykonalności.

• Pozwy sądowe z inicjatywy Inspekcji Pracy: Jeżeli Inspekcja Pracy zamierza objąć ustaleniem stosunku pracy okres poprzedzający wydanie decyzji, rozstrzygnięcie w tym zakresie wymaga drogi sądowej. W takim przypadku PIP inicjuje postępowanie poprzez wniesienie pozwu o ustalenie istnienia stosunku pracy przed sądem pracy.

• Nowa tarcza ochronna (interpretacje PIP): Przedsiębiorcy zyskali możliwość wystąpienia do Głównego Inspektora Pracy o wiążącą ocenę legalności swojego modelu zatrudnienia, co może minimalizować ryzyko przyszłych sankcji w tym zakresie.

Procedura i skutki decyzji inspektora

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, inspektor w pierwszej kolejności ma obowiązek wydać polecenie dostosowania umowy do stanu zgodnego z prawem. Dopiero zignorowanie tego wezwania – i po uprzednim wysłuchaniu stron – otwiera drogę do wydania decyzji administracyjnej ustalającej istnienie stosunku pracy.

Od chwili obowiązywania takiej decyzji, relacja między stronami traktowana jest jak standardowy stosunek pracy we wszystkich aspektach: na gruncie prawa pracy, przepisów podatkowych oraz ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Należy jednak zaznaczyć, że ewentualne skutki wsteczne mogą wynikać wyłącznie z prawomocnego wyroku sądu pracy, a nie z samej decyzji inspektora pracy.

Przedsiębiorcy przysługuje prawo odwołania się od decyzji inspektora pracy do sądu w terminie miesiąca od dnia jej doręczenia. Przepisy wprowadzają również ochronę drugiej strony stosunku prawnego – wydanie decyzji przez PIP nie może stanowić podstawy do niekorzystnego traktowania pracownika, a w szczególności nie może być przyczyną wypowiedzenia stosunku pracy lub jego rozwiązania bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Interpretacje indywidualne i ścisła wymiana danych

Nowością jest wprowadzenie instytucji interpretacji indywidualnej. Przedsiębiorca zyskuje możliwość wystąpienia do PIP z wnioskiem o ocenę zgodności z prawem stosowanego w firmie modelu zatrudnienia. Zastosowanie się do wydanej interpretacji chroni przedsiębiorcę przed nałożeniem sankcji. Równocześnie ustawa otwiera furtkę do szerokiej wymiany informacji pomiędzy PIP , ZUS i KAS , co pozwoli urzędom na znacznie skuteczniejsze identyfikowanie i typowanie do kontroli podmiotów o podwyższonym ryzyku naruszeń.

Surowsze kary i okres przejściowy

Nowelizacja uprawnień PIP drastycznie podnosi wymiar kar. Grzywna nałożona przez inspektora w postępowaniu mandatowym może wynieść nawet do 10 000 zł. Z kolei maksymalna grzywna nakładana przez sąd za wykroczenia przeciwko prawom pracownika wzrosła aż do 90 000 zł.

Ustawodawca przewidział jednak 12-miesięczny okres przejściowy. Podmioty, które w tym czasie dobrowolnie przeorganizują swoje relacje z rynkiem pracy (np. zawierając umowę o pracę) i dostosują je do nowych wymogów, unikną odpowiedzialności za wcześniejsze naruszenia.

Rekomendacje dla przedsiębiorców

Firmy opierające się na umowach cywilnoprawnych powinny niezwłocznie przeprowadzić audyt stosowanych modeli zatrudnienia. Weryfikacji wymaga przede wszystkim to, czy w relacji z drugą stroną stosunku prawnego nie występują elementy stosunku pracy takie jak faktyczne podporządkowanie, stałe miejsce i czas pracy czy osobiste świadczenie pracy.

Trwający okres przejściowy to realna szansa na uporządkowanie tych kwestii bez narażania się na dotkliwe sankcje.

Autorzy: Paula Staszak-Urbańska, Karol Kopaczewski