Prawo pracy i HR Jawność płac pod lupą: Co pracodawca musi uzgodnić z pracownikami?

Fundamenty przejrzystości wynagrodzeń w polskim prawie

Implementacja dyrektywy 2023/970 oraz polski projekt ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości (z 12.12.2025 r.) kładą kres tradycyjnej poufności płac. Kluczowym elementem nadchodzących zmian jest odejście od jednostronnego ustalania struktur wynagrodzeń na rzecz włączenia pracowników w procesy oceny wartości pracy i monitorowania luki płacowej. Dla firm oznacza to konieczność rewizji dotychczasowych regulaminów i strategii HR.

Uzgadnianie kryteriów wartościowania stanowisk

Zgodnie z art. 3 polskiego projektu ustawy, każdy pracodawca będzie zobowiązany do dokonania oceny wartości pracy na poszczególnych stanowiskach. Artykuł 4 polskiego projektu ustawy wprowadza jednak istotne obostrzenia proceduralne:

• Obowiązek uzgodnienia: Jeśli u pracodawcy działa przynajmniej jedna zakładowa organizacja związkowa, pracodawca musi uzgodnić z nią obiektywne i neutralne płciowo kryteria oraz podkryteria oceny (takie jak umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność i warunki pracy). Rozwiązanie to zakłada konieczność wypracowania wspólnego stanowiska, co daje organizacjom związkowym realny wpływ na fundamenty siatki płac.
• Konsultacje kategorii pracowników: Sam proces ustalania konkretnych kategorii pracowników podlega z kolei konsultacjom z zakładową organizacją związkową. Muszą one trwać od 5 do 15 dni od przedstawienia propozycji ustalenia kategorii pracowników przez pracodawcę.
• Brak zakładowych organizacji związkowych: U pracodawców, u których nie funkcjonują zakładowe organizacje związkowe, ustalenie kryteriów, podkryteriów oraz kategorii pracowników spoczywa na pracodawcy, jednak muszą one pozostać przejrzyste i wolne od dyskryminacji.

Sprawozdawczość i weryfikacja rzetelności danych

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 pracowników będą zobowiązani do regularnego sporządzania sprawozdań z luki płacowej. Zgodnie z polskim projektem ustawy, proces ten nie kończy się na samej analityce:

• Potwierdzenie rzetelności: Pracodawca musi potwierdzić rzetelność informacji zawartych w sprawozdaniu z luki płacowej po konsultacji z zakładową organizacją związkową
• Dostęp do metodyki: Strona pracownicza (zakładowa organizacja związkowa) zyskuje dodatkowo prawo dostępu do metody stosowanej do sporządzania sprawozdania z luki płacowej, co ma zapobiegać statystycznemu ukrywaniu dysproporcji płacowych.

Wspólna ocena wynagrodzeń

W sytuacjach, gdy sprawozdanie z luki płacowej wykaże lukę płacową co najmniej 5%, której nie uzasadniono obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami i dodatkowo pracodawca nie podjął skutecznych działań zaradczych w określonym w projekcie ustawy terminie, uruchamiana jest procedura wspólnej oceny wynagrodzeń.

Pracodawca przeprowadza ją w konsultacji z zakładową organizacją związkową lub – w przypadku jej braku – z przedstawicielami pracowników wybranymi przez załogę w trybie przyjętym u pracodawcy.

Podsumowanie

Projektowane zmiany w zakresie jawności wynagrodzeń przewidują szeroki katalog obowiązków konsultacyjnych po stronie pracodawców. W wielu przypadkach wprost wskazuje się na konieczność przeprowadzenia konsultacji z zakładową organizacją związkową, co wzmacnia jej rolę w procesie wdrażania nowych rozwiązań płacowych. Jednocześnie projekt ustawy w licznych regulacjach ogranicza tryb konsultacji wyłącznie do zakładowych organizacji związkowych, pomijając inne formy reprezentacji pracowników, co może rodzić istotne wątpliwości praktyczne – zwłaszcza u pracodawców, u których organizacja związkowa nie funkcjonuje.

Należy jednak pamiętać, że omawiane regulacje mają na tym etapie charakter projektowy. Ostateczny zakres obowiązków konsultacyjnych, krąg podmiotów uprawnionych do udziału w konsultacjach oraz ich forma mogą jeszcze ulec zmianie w toku prac legislacyjnych. Z tego względu zasadne jest zachowanie ostrożności w formułowaniu jednoznacznych wniosków i bieżące monitorowanie dalszego przebiegu procesu ustawodawczego.

Nasze doświadczenie

W ramach realizowanych przez nas projektów wdrożeniowych dotyczących dyrektywy w sprawie jawności wynagrodzeń zapewniamy kompleksowe wsparcie w formule end to end – od analizy obowiązków prawnych, przez przygotowanie procedur i dokumentacji, po wsparcie w procesach konsultacyjnych. Szczególną uwagę przykładamy do prawidłowego i adekwatnego do struktury organizacyjnej zapewnienia udziału pracowników, w tym współpracy z zakładowymi organizacjami związkowymi lub innymi formami reprezentacji, tam gdzie jest to wymagane lub uzasadnione. Dzięki temu wdrożenia są nie tylko zgodne z projektowanymi i obowiązującymi przepisami, ale także realnie możliwe do zastosowania w praktyce organizacyjnej pracodawców.