VAT Compliance Umsatzsteuer-Compliance als Element der Expansionsstrategie – was jeder CFO wissen sollte

Beispiel 1: Keine jährliche Umsatzsteuererklärung in Polen

Im deutschen Steuersystem reichen Unternehmer monatliche oder vierteljährliche Voranmeldungen ein und anschließend eine jährliche Umsatzsteuererklärung, die es ermöglicht, alle Unstimmigkeiten zu korrigieren. In Polen gibt es diesen Mechanismus nicht – es existieren ausschließlich laufende Erklärungen (monatlich oder vierteljährlich).

Was bedeutet das für ausländische Unternehmen?

• alle Fehler oder fehlenden Unterlagen müssen zeitnah berichtigt werden,

• ohne zentrale „Jahreskorrektur“ ist eine strikte Kontrolle des Dokumentenflusses erforderlich,

• die Verantwortung der Geschäftsführung für die rechtzeitige und korrekte Abgabe steigt, da jeder Fehler sofort steuerliche und finanzielle Konsequenzen hat.

Für den CFO heißt das: im Unternehmen müssen Compliance-Prozesse etabliert werden, die sicherstellen, dass Verkaufs- und Einkaufsbelege rechtzeitig in die Buchhaltung gelangen und dass Korrekturen bewusst geplant werden (z. B. im Hinblick auf die Auswirkungen auf den Cashflow).

Beispiel 2: Umsatzsteuererstattungen und Liquidität

Ein weiterer kritischer Bereich ist das Liquiditätsmanagement. In Polen kann die Erstattung der Umsatzsteuer bis zu 60 Tage nach Antragstellung dauern – in besonderen Fällen auch länger, wenn das Finanzamt eine Prüfung einleitet. Für Unternehmen, die Investitionen tätigen (z. B. im Bereich erneuerbare Energien oder E-Commerce), bedeutet das die Blockierung erheblicher Mittel.

Beispiel: Ein Investor, der in Polen einen Solarpark errichtet, kann über viele Monate die Umsatzsteuer aus eigenen Mitteln finanzieren, bevor er eine Erstattung erhält. Eine unzureichende Planung wirkt sich direkt auf die Liquidität aus und kann den Expansionsumfang einschränken.

Aus Sicht des CFO ist entscheidend:

• Überwachung der Erstattungszyklen,

• Analyse der Möglichkeiten zur Verkürzung der Frist (z. B. durch Bankgarantien),

• Berücksichtigung der Umsatzsteuer in den Cashflow-Prognosen.

Beispiel 3: Umsatzsteuer-Vergütungsverfahren (VAT REF) – Frist, die nicht wiederhergestellt werden kann

Ausländische Unternehmer ohne Sitz in Polen können die Umsatzsteuer im Rahmen des Umsatzsteuer-Vergütungsverfahrens (VAT REF) zurückfordern. Der Antrag wird über die Steuerverwaltung des Sitzstaates (in Deutschland oder Österreich – online) gestellt und nach Polen weitergeleitet. Schweizer Unternehmen stellen den Antrag direkt bei der polnischen Finanzverwaltung.

Worauf sollte ein CFO achten?

• das Verfahren in Polen kann bis zu 8 Monate dauern,

• die Antragsfrist endet am 30. September des Folgejahres – und ist nicht verlängerbar,

• eine verspätete Antragstellung bedeutet den endgültigen Verlust des Erstattungsanspruchs, was erhebliche finanzielle Nachteile mit sich bringen kann.

Eine gute Planung und Überwachung dieses Verfahrens ist daher besonders wichtig für Unternehmen, die regelmäßig operative oder Investitionsausgaben in Polen tätigen.

Warum Umsatzsteuer-Compliance ein strategisches Thema ist

Die Beispiele zeigen, dass die Umsatzsteuer in Polen nicht nur eine buchhalterische Formalität ist. Sie ist ein Faktor, der:

• das Ansehen des Unternehmens gegenüber Behörden und Geschäftspartnern beeinflusst,

• mit der persönlichen Haftung der Geschäftsführung verbunden ist,

• die Liquidität und Sicherheit der gesamten Unternehmensgruppe prägt.

Wie wir Unternehmen aus der DACH-Region unterstützen

Als Kanzlei, die auf die Betreuung ausländischer Investoren in Polen spezialisiert ist:

• registrieren wir Gesellschaften zur Umsatzsteuer und übernehmen die laufenden Meldungen,

• beraten wir bei Rechnungsstellung, Korrekturen und steuerlichen Interpretationen,

• unterstützen wir bei Umsatzsteuererstattungen und im Liquiditätsmanagement,

• vertreten wir unsere Mandanten während Steuerprüfungen,

• bereiten wir Unternehmen auf die Einführung des KSeF (Nationales E-Rechnungssystem) vor und übernehmen die Abwicklung von INTRASTAT, EORI und REX.

Fazit

Für CFOs, die den Eintritt in den polnischen Markt planen, ist Umsatzsteuer-Compliance ein strategisches Element. Das Verständnis der Systemunterschiede (z. B. keine jährliche Umsatzsteuererklärung), die bewusste Planung der Prozesse (z. B. Erstattungen und Cashflow) sowie die Einhaltung kritischer Fristen (z. B. VAT REF bis 30. September) sind die Grundlage für eine sichere und erfolgreiche Expansion.

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