Quellensteuer in Polen (WHT) – Beratung & Antrag auf Steuerermäßigung für Unternehmen

Quellensteuer in Polen: umfassende Beratung und Steueroptimierung bei internationalen Transaktionen

Welche Quellensteuersätze gelten zwischen Polen und Deutschland?

Für Zahlungen einer polnischen Gesellschaft an eine deutsche Gesellschaft gelten im Wesentlichen die folgenden Sätze:

Die Abkommenssätze lassen sich anwenden, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind – insbesondere bei ordnungsgemäßer Dokumentation der steuerlichen Ansässigkeit des Empfängers. Bei Dividenden, Zinsen und Lizenzgebühren sind zusätzlich die Anforderungen an den Status des wirtschaftlich Berechtigten zu berücksichtigen.

Bei Zahlungen zwischen qualifizierten Gesellschaften innerhalb der EU ist auch eine vollständige Befreiung von der Quellensteuer möglich, sofern die besonderen Voraussetzungen des Gesetzes zur Umsetzung der EU-Richtlinien erfüllt sind.

Für typische immaterielle Dienstleistungen an eine deutsche Gesellschaft sieht das polnische Gesetz zwar 20 % Quellensteuer vor. Das Doppelbesteuerungsabkommen Polen–Deutschland qualifiziert sie jedoch grundsätzlich als Unternehmensgewinne – hat der Empfänger keine Betriebsstätte in Polen, kann dort daher grundsätzlich keine Steuer erhoben werden.

Wann greift das Pay-and-Refund-Verfahren?

Das Pay-and-Refund-Verfahren betrifft Zahlungen an einen verbundenen nichtansässigen Empfänger, wenn die Summe bestimmter Zahlungen an denselben Steuerpflichtigen 2 Mio. PLN im Steuerjahr des Zahlenden überschreitet.

Drei Punkte, die in der Praxis regelmäßig falsch verstanden werden:

• Die Grenze wird für jeden Empfänger gesondert berechnet.
• Nach ihrer Überschreitung betrifft der Mechanismus nur den Betrag oberhalb von 2 Mio. PLN – nicht den gesamten seit Jahresbeginn ausgezahlten Betrag.
• In die Grenze fallen vor allem Dividenden, Zinsen und Lizenzgebühren. Immaterielle Dienstleistungen wie Beratungs-, Werbe-, Buchhaltungs- oder Managementleistungen werden nicht einbezogen. Sie können nach den allgemeinen Regeln der Quellensteuer unterliegen, lösen aber das Pay-and-Refund-Verfahren nicht aus.

Ebenfalls nicht in die Grenze fallen Zahlungen, die überhaupt keine quellensteuerpflichtigen Vergütungen darstellen. Ein typisches Beispiel ist eine Standard-Endnutzerlizenz, bei der der Erwerber ausschließlich das Recht erhält, die Software für eigene Zwecke zu nutzen, und weder Urheberrechte noch das Recht zur Unterlizenzierung erwirbt.

Auch nach Überschreitung der 2 Mio. PLN kann die Vergünstigung ohne Steuerabzug angewendet werden, wenn der Zahlende über eine Stellungnahme zur Anwendung der Präferenz verfügt oder ordnungsgemäß und fristgerecht WH-OSC einreicht. WH-OSC ist spätestens bis zum letzten Tag des zweiten Monats nach dem Monat einzureichen, in dem die Grenze überschritten wurde.

WH-OSC sollte allerdings nicht als Dokument behandelt werden, mit dem sich eine frühere Zahlung nachträglich reparieren lässt. Waren zum Zeitpunkt der Auszahlung die Voraussetzungen für die Präferenz nicht erfüllt, hätte der Zahlende die Quellensteuer abrechnen müssen. Wurde sie nicht einbehalten, kann ein Rückstand einschließlich Zinsen entstehen.

Welche Rolle spielt die Ansässigkeitsbescheinigung?

Die Ansässigkeitsbescheinigung ist das grundlegende Dokument, das die Anwendung eines Doppelbesteuerungsabkommens oder bestimmter Befreiungen ermöglicht. Sie sollte in der Form vorliegen, in der sie von der zuständigen Behörde des Ansässigkeitsstaates ausgestellt wird. Stellt ein Staat eine offizielle Bescheinigung elektronisch aus, etwa als PDF, kann diese Form auch in Polen akzeptiert werden.

Gibt die Bescheinigung keinen Gültigkeitszeitraum an, kann sie grundsätzlich zwölf aufeinanderfolgende Monate ab Ausstellungsdatum verwendet werden – es sei denn, der Zahlende erhält Informationen, die auf eine Änderung der steuerlichen Ansässigkeit hinweisen.

Deutsche Ansässigkeitsbescheinigungen enthalten meistens ein Ausstellungsdatum und nennen in der Praxis häufig auch den Zweck der Ausstellung sowie das zahlende Unternehmen. Nach unserer Erfahrung schließt es die Verwendung für eine andere Zahlung nicht automatisch aus, wenn eine deutsche Bescheinigung beispielsweise im Zusammenhang mit einer Dividendenausschüttung ausgestellt wurde – sofern sie die steuerliche Ansässigkeit weiterhin ordnungsgemäß und eindeutig dokumentiert und ihr Inhalt die Verwendung nicht ausdrücklich auf einen konkreten Fall beschränkt.

Die Bescheinigung sollte vor der Zahlung eingeholt werden, nicht erst bei Erstellung der jährlichen IFT-Information. Fehlt das Dokument zum Zeitpunkt der Entscheidung über den Steuerabzug, kann das die Anwendung der Präferenz verhindern. Ob eine Bescheinigung verwendet werden kann, deren Ausstellungsdatum nach dem Zahlungsdatum liegt, ist umstritten; nach unserer Auffassung ist sie ein ordnungsgemäßes Dokument, sofern sie die steuerliche Ansässigkeit für den Zeitraum der Zahlung dokumentiert und die sonstigen formalen Voraussetzungen erfüllt.

Wie lange dauert eine Quellensteuererstattung in Polen tatsächlich?

Bei Quellensteuer, die im Pay-and-Refund-Verfahren einbehalten wurde, reicht der Steuerpflichtige elektronisch den Antrag WH-WCZ ein. Hat der Zahlende die wirtschaftliche Belastung der Steuer getragen, kann er in bestimmten Fällen eine Erstattung mit dem Formular WH-WCP beantragen.

Die gesetzliche Erstattungsfrist beträgt bis zu sechs Monate ab Eingang des Antrags. Nach unserer Erfahrung werden die Verfahren eher nicht deutlich schneller abgeschlossen. Wird der Antrag geändert, beginnt die Sechsmonatsfrist ab Eingang des geänderten Antrags erneut – ein sehr praktischer Grund, die Dokumentation vollständig und korrekt vorzubereiten, bevor das Verfahren beginnt. Die Behörde kann die Prüfung außerdem verlängern, wenn erhebliche Zweifel an der Berechtigung der Erstattung bestehen.

Dem Antrag werden unter anderem die Ansässigkeitsbescheinigung, Zahlungsunterlagen, die rechtliche und wirtschaftliche Grundlage der Zahlung sowie Dokumente und Erklärungen beigefügt, die die Erfüllung der Voraussetzungen für die Präferenz bestätigen. In der Praxis verlangt das Finanzamt häufig mehr als diesen Mindestumfang: Verträge, gesellschaftsrechtliche Dokumentation, Jahresabschlüsse, Angaben zu Mitarbeitern und Büros, zu Zahlungsströmen, zur Finanzierung sowie zur Tätigkeit des Empfängers.

Aufforderungen sehen dabei häufig kurze Antwortfristen vor – in der Praxis nicht selten sieben Tage. In dieser Zeit kann es erforderlich sein, ausländische Unterlagen zusammenzustellen und beglaubigte Übersetzungen anzufertigen. Unterlagen zur tatsächlichen Tätigkeit und zum Status des Empfängers sollten deshalb bereits vor Einreichung des Erstattungsantrags vorbereitet sein.

Welche Sorgfaltspflichten treffen den Zahlenden?

Die Anwendung einer Quellensteuervergünstigung setzt voraus, dass der Zahlende die gebotene Sorgfalt einhält. Der Umfang der Prüfung hängt von der Art der Zahlung ab, von der Höhe der Beträge und davon, ob der Empfänger ein verbundenes Unternehmen ist.

Zum Mindestumfang gehören die rechtzeitige Einholung einer aktuellen Ansässigkeitsbescheinigung sowie die Feststellung, was tatsächlich Gegenstand der Zahlung ist und wer ihr Empfänger ist. Bei Dividenden, Zinsen und Lizenzgebühren ist zusätzlich der Status des wirtschaftlich Berechtigten zu prüfen. Die finalen Erläuterungen des Finanzministeriums vom 3. Juli 2025 weisen dagegen darauf hin, dass diese Voraussetzung bei typischen immateriellen Dienstleistungen nicht in gleicher Weise zu prüfen ist.

Bei einem verbundenen Unternehmen – etwa der deutschen Muttergesellschaft – sind ihre tatsächlichen Funktionen zu überprüfen, die Art der Entscheidungsfindung, die Verfügung über die erhaltene Zahlung, die übernommenen Risiken sowie die Ausübung einer ihrem Charakter entsprechenden tatsächlichen Tätigkeit.

Zwei Punkte, die deutschen Gruppen regelmäßig Sorgen machen und beide entschärft sind:

• Der bloße Status als Holdinggesellschaft schließt die Anwendung von Quellensteuervergünstigungen nicht aus. Bei einer Holding sollte auch nicht automatisch dieselbe personelle und technische Ausstattung erwartet werden wie bei einer Produktionsgesellschaft. Entscheidend sind die Funktionen, die tatsächliche Entscheidungsbefugnis und eine der Holdingtätigkeit angemessene Substanz. Die Erläuterungen des Finanzministeriums erlauben auch die Berücksichtigung innerhalb der Gruppe gemeinsam genutzter Ressourcen.
• Ein Gewinnabführungsvertrag bedeutet nicht automatisch, dass die deutsche Gesellschaft nicht wirtschaftlich Berechtigter der Zahlung ist. Der Finanzminister hat das in den Erläuterungen aus 2025 ausdrücklich klargestellt. Der Status ist anhand der Gesamtheit der Funktionen und der tatsächlichen Verfügungsmacht über die konkrete Zahlung zu beurteilen.

In der Praxis empfehlen wir, Unterlagen zusammenzustellen, die den Status des wirtschaftlich Berechtigten belegen: in jedem Fall eine aktuelle Ansässigkeitsbescheinigung, daneben beispielsweise einen Mietvertrag oder einen Fragebogen mit Antworten auf grundlegende Fragen zur ausgeübten Tätigkeit.

Welche Fehler machen deutsche Zahlende am häufigsten?

Die Grenze von 2 Mio. PLN wird zu spät bemerkt

Sie sollte für jeden verbundenen Empfänger kumulativ über das gesamte Steuerjahr überwacht werden, nicht erst bei Erstellung der Jahreserklärung. Wurde die Grenze überschritten und verfügt die Gesellschaft weder über eine Stellungnahme zur Anwendung der Präferenz noch über eine fristgerechte WH-OSC-Erklärung, legalisiert eine spätere Dokumentation die frühere Nichtabführung nicht.

Die Art der Zahlung wird falsch qualifiziert

Der bloße Erhalt einer Rechnung von einem ausländischen Unternehmen bedeutet noch nicht, dass Quellensteuer anfällt. Eine typische Endnutzerlizenz, die lediglich die Nutzung eines Programms für eigene Zwecke ermöglicht und weder Änderungen noch Unterlizenzierung oder Weitervertrieb erlaubt, stellt grundsätzlich keine quellensteuerpflichtige Lizenzgebühr dar. Anders liegt es bei immateriellen Dienstleistungen, die vom gesetzlichen Quellensteuerkatalog erfasst werden – hier ist eine ordnungsgemäße Ansässigkeitsbescheinigung erforderlich, um den inländischen Satz von 20 % nicht einzubehalten.

IT-Zahlungen werden über einen Kamm geschoren

Zahlungen für Software, SaaS, Hosting und Cloud sollten nicht einheitlich behandelt werden. Die aktuelle Auslegungspraxis unterscheidet:

• gewöhnliche End-User-Lizenz – grundsätzlich ohne Quellensteuer;
• SaaS-Zugang ausschließlich zur Funktionalität der Software – die Qualifikation kann zu keiner Quellensteuer führen;
• SaaS oder Cloud einschließlich Nutzung von Serverkapazität, Hosting oder Infrastruktur – die Behörden können die Vergütung als Entgelt für die Nutzung einer industriellen Vorrichtung qualifizieren und der Quellensteuer unterwerfen;
• Pakete aus Software, Hosting, Maintenance und Support sind nach dem tatsächlichen Umfang der einzelnen Leistungen zu analysieren, nicht nach der Bezeichnung auf der Rechnung.

Das größte Risiko liegt deshalb nicht im Steuersatz selbst, sondern im Fehlen eines Prozesses, der vor Ausführung der Zahlung die Art der Vergütung, die 2-Mio.-PLN-Grenze, die Ansässigkeitsbescheinigung und die erforderliche Dokumentation identifiziert.

Hinzu kommt ein Punkt, der in deutschen Gruppen oft unterschätzt wird: Eine falsche Erklärung zum Status des wirtschaftlich Berechtigten kann mit erheblicher persönlicher finanzstrafrechtlicher Haftung der Geschäftsführung verbunden sein. Wir empfehlen, eine solche Erklärung nur bei zweifelsfreien Umständen abzugeben.

Um welche Beträge geht es in der Praxis?

Die Höhe einer Erstattung hängt vor allem vom Wert der Zahlung und vom angewandten inländischen Quellensteuersatz ab. Im Pay-and-Refund-Verfahren kann die Steuer nach dem inländischen Satz einbehalten werden, auch wenn der Steuerpflichtige materiell die Voraussetzungen für eine Befreiung oder einen niedrigeren Abkommenssatz erfüllt. Bei einer Dividende an eine deutsche Muttergesellschaft kann die Einbehaltung von 19 % auf den die Schwelle übersteigenden Betrag zu einer sehr hohen Summe führen, die bis zur Erstattung gebunden ist.

In unserer Praxis betreffen Erstattungsverfahren meistens Beträge im Bereich von mehreren Hunderttausend PLN. Bei größeren Dividenden-, Zins- oder Lizenzzahlungen liegen die Werte entsprechend höher.

Bei geplanten größeren Auszahlungen ist es deshalb effizienter, vorab die Anwendung von WH-OSC oder die Einholung einer Stellungnahme zur Anwendung der Präferenz zu prüfen, als die Steuer über mehrere Monate zu finanzieren und anschließend ein Erstattungsverfahren zu führen. Die beste Absicherung ist nach unserer Auffassung die Stellungnahme zur Anwendung der Präferenz.

Zu beachten ist außerdem: In Polen kann kein Antrag auf eine individuelle Steuerauskunft zu der Frage gestellt werden, ob der Zahlungsempfänger den Status des wirtschaftlich Berechtigten besitzt. Diese Prüfung lohnt sich im Voraus – gerade weil eine fehlerhafte Erklärung mit finanzstrafrechtlicher Verantwortung der Geschäftsführung verbunden ist.

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Stand: 3. September 2026. Die Angaben geben den Rechtsstand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.

Wie können wir helfen?

Wir unterstützen unsere Mandanten vor allem in den folgenden Bereichen:

Analyse und Überprüfung von quellensteuerpflichtigen Zahlungen

Wir analysieren Transaktionen im Hinblick auf die Quellensteuerpflicht und beraten über Steuerbefreiungen und -präferenzen.

Due Diligence

Wir helfen bei der Sammlung und Vorbereitung der für die Due Diligence erforderlichen Unterlagen. Wir prüfen die Transaktionen und Aktivitäten der Gegenparteien im Hinblick auf den Status des wirtschaftlichen Eigentümers.

Standardisierung und Umsetzung interner Verfahren

Wir schaffen interne Verfahren, die grenzüberschreitende Abrechnungen vor übermäßiger Besteuerung schützen.

Schutz von Gesellschaftern

Wir schützen Gesellschafter vor strafrechtlicher und steuerlicher Haftung im Zusammenhang mit der Quellensteuer.

Optimierung für Holdinggesellschaften und Kapitalgruppen

Wir sichern Dividendenzahlungen innerhalb von Kapitalgruppen unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Gewinnausschüttung (z.B. bei einem Gewinnabführungsvertrag).

Steuerbefreiungen

Wir bitten polnische Steuerbehörden um Stellungnahmen zur Anwendung von Steuervergünstigungen und -befreiungen.

Unterstützung in Steuerverfahren

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