Prawo spółek, zakładanie spółek, przekształcenia Zakładanie spółki z o.o. przez zagranicznych wspólników i członków zarządu

Przegląd: zagraniczny udział w polskich spółkach

Polska jest atrakcyjną lokalizacją dla międzynarodowych przedsiębiorców. Założenie spółki z o.o. przez zagraniczną spółkę lub powołanie zagranicznych członków zarządu jest prawnie dopuszczalne i w praktyce bardzo rozpowszechnione.

Mimo to obowiązują szczególne wymogi formalne i prawne, które warto uwzględnić już na wczesnym etapie.

Czy zagraniczni wspólnicy mogą założyć spółkę z o.o. w Polsce?

Tak. Zagraniczne osoby fizyczne i prawne mogą bez ograniczeń być wspólnikami polskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.). Dotyczy to zarówno obywateli i podmiotów z UE, jak i spoza UE.

Założenie spółki z o.o. przez zagraniczną spółkę jest również możliwe, pod warunkiem że jej istnienie i status prawny można odpowiednio udokumentować.

Jakie dokumenty są potrzebne od zagranicznych wspólników?

Zakres wymaganych dokumentów zależy od formy prawnej wspólnika.

Osoby fizyczne

• kopia paszportu lub dowodu osobistego,
• adres i dane dotyczące daty urodzenia,
• ewentualnie poświadczone tłumaczenia (na język polski).

Osoby prawne

• aktualny odpis z rejestru handlowego,
• statut lub umowa spółki,
• dokument potwierdzający uprawnienie do reprezentacji,
• poświadczone tłumaczenia na język polski.

Czy cudzoziemcy mogą być członkami zarządu w Polsce?

Tak. Cudzoziemcy mogą bez ograniczeń pełnić funkcję członków zarządu w polskiej spółce z o.o. Ani miejsce zamieszkania, ani obywatelstwo nie muszą być polskie.

Członek zarządu może wykonywać swoje obowiązki całkowicie z zagranicy, o ile zapewniona jest realizacja wymogów organizacyjnych i ustawowych.

Aspekty pobytowe i pracownicze

Dla obywateli państw UE nie istnieją szczególne obowiązki pobytowe w związku z samym pełnieniem funkcji w zarządzie. W przypadku obywateli państw trzecich konieczne może być uzyskanie zezwolenia na pobyt, jeżeli działalność faktycznie wykonywana jest na terytorium Polski.

Samo pełnienie funkcji członka zarządu (organ spółki) nie oznacza automatycznie zawarcia stosunku pracy.

Aspekty podatkowe dotyczące zagranicznych wspólników i członków zarządu

Zagraniczni wspólnicy co do zasady podlegają opodatkowaniu w państwie swojej rezydencji podatkowej. Wypłata dywidend z Polski może jednak wiązać się z obowiązkiem poboru podatku u źródła (WHT).

W przypadku członków zarządu pojawia się pytanie, w którym państwie wynagrodzenie z tytułu pełnionej funkcji powinno zostać opodatkowane. Kluczowe znaczenie mają tu odpowiednie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Szczególne aspekty przy zakładaniu spółki przez przedsiębiorców z Niemiec

Wielu klientów zadaje pytanie, czy jako podmiot niemiecki mogą założyć spółkę w Polsce. Odpowiedź brzmi: tak, bez problemu. Obywatele i firmy z Niemiec bardzo często zakładają w Polsce spółki z o.o.

Szczególną uwagę zwraca się przy tym na:

• prawidłową dokumentację,
• odpowiednie ustrukturyzowanie podatkowe,
• unikanie ryzyk związanych z powstaniem zakładu (Betriebsstätte),
• wyraźne rozgraniczenie między spółką niemiecką a polską.

Odpowiedzialność i obowiązki zagranicznych członków zarządu

Zagraniczni członkowie zarządu podlegają tym samym obowiązkom, co członkowie zarządu będący obywatelami polskimi.

Należą do nich m.in.:

• prowadzenie spraw spółki z należytą starannością,
• dochowanie obowiązków podatkowych spółki,
• terminowe zgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości (w razie przesłanek),
• przestrzeganie wymogów compliance i obowiązków dokumentacyjnych.

Brak znajomości polskiego prawa nie zwalnia z odpowiedzialności.

Najczęstsze błędy zagranicznych założycieli

Typowe błędy to m.in.:

• niekompletne lub nieprawidłowo przetłumaczone dokumenty,
• brak wcześniejszego zaplanowania struktury podatkowej,
• niedocenianie zakresu odpowiedzialności członków zarządu,
• mieszanie środków prywatnych i firmowych.

Tych błędów można łatwo uniknąć, korzystając z profesjonalnego doradztwa prawno–podatkowego.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy członek zarządu musi mieszkać w Polsce?

Nie. Posiadanie miejsca zamieszkania w Polsce nie jest wymagane.

Czy polski rachunek bankowy jest obowiązkowy?

Tak. Dla spółki z o.o. wymagane jest posiadanie firmowego rachunku bankowego w Polsce.

Czy zagraniczna spółka holdingowa może być jedynym wspólnikiem?

Tak. Zagraniczna spółka może być jedynym wspólnikiem polskiej spółki z o.o.

Podsumowanie – dobre przygotowanie zagranicznych wspólników i członków zarządu

Udział zagranicznych wspólników i członków zarządu w polskich spółkach jest jasno uregulowany i w praktyce łatwy do wdrożenia. Kluczowe znaczenie mają: kompletne i poprawne dokumenty, przemyślana struktura podatkowa oraz świadomość obowiązków wynikających z pełnionych funkcji.

Uwzględnienie tych elementów pozwala bezpiecznie i efektywnie założyć lub prowadzić polską spółkę z o.o. przez podmioty zagraniczne.